Dohoda o užívání služebního vozidla pro soukromé účely – aktuální vzor pro rok 2026

Dohoda o užívání služebního vozidla pro soukromé účely: jak správně nastavit pravidla pro zaměstnance

Dohoda o užívání služebního vozidla pro soukromé účely je dokument, kterým zaměstnavatel umožňuje zaměstnanci používat firemní vozidlo nejen k pracovním cestám, ale také k osobním jízdám. Typicky jde o benefit pro obchodní zástupce, manažery, vedoucí pracovníky, servisní techniky nebo jiné zaměstnance, kteří mají služební auto dlouhodobě k dispozici.

Na rozdíl od běžné dohody o užívání firemního vozidla pro služební účely tato dohoda řeší navíc soukromé jízdy, daňové dopady, úhradu pohonných hmot, evidenci jízd, odpovědnost za pokuty, pravidla pro rodinné příslušníky, cesty do zahraničí, pojištění a vrácení vozidla.

Dobře připravená dohoda pomáhá předejít sporům o to, zda zaměstnanec směl vozidlo použít soukromě, kdo hradí palivo, jak se rozlišují služební a soukromé jízdy, zda vozidlo smí řídit jiná osoba, kdo odpovídá za škodu a jak se auto vrací při skončení pracovního poměru.

Proto by dohoda měla být konkrétní, písemná a přizpůsobená skutečnému režimu ve firmě. Nestačí pouze věta, že zaměstnanec může auto používat i soukromě. Je potřeba jasně nastavit rozsah soukromého užívání, finanční a daňové dopady, evidenci a praktická pravidla provozu.

K čemu slouží dohoda o soukromém užívání služebního vozidla?

Dohoda slouží jako písemný souhlas zaměstnavatele s tím, že zaměstnanec může firemní auto používat i pro osobní potřebu. Současně stanovuje podmínky, za kterých je soukromé užívání povoleno.

Firemní vozidlo pro soukromé účely je pro zaměstnance významný benefit, ale pro zaměstnavatele znamená také náklady, administrativu a odpovědnost. Proto je důležité, aby pravidla byla jasná předem.

Dohoda pomáhá zejména

• výslovně povolit soukromé užívání služebního vozidla,
• určit rozsah povolených soukromých jízd,
• nastavit daňové a mzdové zacházení s benefitem,
• upravit úhradu pohonných hmot za soukromé jízdy,
• rozlišit služební a soukromé kilometry,
• stanovit pravidla pro knihu jízd nebo elektronickou evidenci,
• určit, kdo smí vozidlo řídit,
• řešit pokuty, nehody, škody a pojištění,
• upravit cesty do zahraničí,
• stanovit podmínky vrácení vozidla.

Rozdíl mezi služebním a soukromým užíváním auta

Služební užívání znamená, že zaměstnanec používá vozidlo k plnění pracovních úkolů. Soukromé užívání znamená, že auto používá pro osobní potřebu, například cestu domů, víkend, dovolenou, nákup, přepravu rodiny nebo jiné cesty nesouvisející s prací.

Právě toto rozlišení je v dohodě zásadní. Pokud zaměstnavatel soukromé užívání výslovně nepovolí, zaměstnanec by firemní vozidlo k osobním účelům používat neměl.

Daňové a mzdové dopady soukromého užívání vozidla

Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci služební vozidlo také pro soukromé účely, jde zpravidla o nepeněžní příjem zaměstnance. Tento příjem se zohledňuje ve mzdě a má dopad na daň z příjmů i odvody.

Podle aktuální právní úpravy se při bezplatném poskytnutí vozidla pro služební i soukromé účely do příjmu zaměstnance započítává za každý i započatý kalendářní měsíc částka podle typu vozidla:

• 0,25 % vstupní ceny vozidla u bezemisního vozidla,
• 0,5 % vstupní ceny vozidla u nízkoemisního vozidla,
• 1 % vstupní ceny vozidla u ostatních silničních motorových vozidel,
• minimálně se za příjem zaměstnance považuje 1 000 Kč měsíčně.

Do dohody je vhodné uvést, že zaměstnanec bere na vědomí mzdové a daňové dopady soukromého užívání vozidla. Konkrétní výpočet by měl vždy provádět zaměstnavatel, mzdová účtárna nebo účetní podle aktuálních pravidel.

Co má dohoda obsahovat?

Dohoda by měla být dostatečně podrobná. Musí být jasné, komu se vozidlo předává, jaké vozidlo se předává, v jakém rozsahu ho může zaměstnanec používat soukromě a jak se budou hradit související náklady.

Praktická tabulka: hlavní části dohody

Identifikace vozidla

Vozidlo musí být v dohodě popsáno přesně. Nestačí uvést pouze „služební auto“. Je vhodné doplnit značku, model, registrační značku, VIN, vstupní cenu, stav tachometru, předané příslušenství a stav vozidla při předání.

V dohodě je vhodné uvést

• značku a model vozidla,
• registrační značku,
• VIN vozidla,
• vstupní cenu vozidla pro účely mzdového zúčtování,
• typ vozidla z hlediska daňového posouzení,
• stav tachometru při předání,
• počet předaných klíčů,
• předané doklady,
• tankovací nebo nabíjecí kartu,
• viditelná poškození a stav vozidla.

Rozsah povoleného soukromého užívání

Dohoda musí jasně určit, v jakém rozsahu může zaměstnanec vozidlo používat pro soukromé účely. Zaměstnavatel může povolit neomezené soukromé užívání, nebo ho omezit například na území České republiky, určité dny, určitý počet kilometrů nebo předchozí souhlas.

Možné varianty úpravy

• soukromé užívání bez omezení v rámci běžného provozu,
• soukromé užívání pouze na území České republiky,
• cesty do zahraničí pouze s předchozím souhlasem,
• omezení počtem soukromých kilometrů měsíčně,
• zákaz použití vozidla pro podnikání zaměstnance,
• zákaz půjčení vozidla třetím osobám,
• zákaz použití vozidla k závodům, komerční přepravě nebo rizikovým aktivitám.

Pohonné hmoty při soukromých jízdách

Jednou z nejdůležitějších částí dohody je úprava pohonných hmot. Nepeněžní příjem za poskytnutí vozidla k soukromým účelům automaticky neznamená, že zaměstnavatel hradí zaměstnanci i palivo pro osobní jízdy.

V praxi je běžné, že pohonné hmoty za služební jízdy hradí zaměstnavatel a pohonné hmoty za soukromé jízdy hradí zaměstnanec. Pokud zaměstnavatel hradí i palivo za soukromé cesty, je nutné řešit další daňové a mzdové dopady.

V dohodě je vhodné upravit

• zda zaměstnanec používá tankovací kartu,
• zda smí tankovací kartu použít i při soukromých jízdách,
• jak se soukromé palivo zaměstnavateli nahrazuje,
• jak se vypočítá cena paliva za soukromé kilometry,
• zda zaměstnanec dokládá účtenky,
• jak se řeší nabíjení elektromobilu,
• kdy se vyúčtování provádí,
• jaké následky má porušení pravidel.

Evidence služebních a soukromých jízd

U vozidla používaného pro služební i soukromé účely je důležité správně rozlišovat služební a soukromé jízdy. Evidence může být vedena v knize jízd, elektronickém systému, GPS aplikaci nebo jiným způsobem stanoveným zaměstnavatelem.

Evidence pomáhá doložit účel jízd, správně rozdělit náklady a vyhodnotit, kolik kilometrů bylo najeto soukromě.

Kniha jízd může obsahovat

• datum jízdy,
• čas odjezdu a příjezdu,
• výchozí a cílové místo,
• účel jízdy,
• označení služební nebo soukromé jízdy,
• stav tachometru před jízdou a po jízdě,
• počet ujetých kilometrů,
• jméno řidiče,
• poznámku k cestě nebo pracovnímu úkolu.

Kdo smí služební vozidlo řídit?

Dohoda by měla přesně určit, kdo smí vozidlo řídit. Zaměstnavatel může povolit řízení pouze zaměstnanci, kterému bylo vozidlo svěřeno, nebo může za určitých podmínek povolit řízení i jiné osobě.

Pokud má vozidlo řídit manžel, partner nebo jiný rodinný příslušník zaměstnance, mělo by to být výslovně upraveno. Bez jasného souhlasu může vzniknout problém s odpovědností, pojištěním a škodou.

Dohoda může stanovit

• že vozidlo smí řídit pouze zaměstnanec,
• že jiná osoba smí řídit jen s písemným souhlasem zaměstnavatele,
• že řidič musí mít platné řidičské oprávnění,
• zákaz předání vozidla nezpůsobilé osobě,
• zákaz řízení pod vlivem alkoholu nebo návykových látek,
• povinnost oznámit ztrátu řidičského oprávnění,
• povinnost dodržovat pojistné podmínky.

Parkování a zabezpečení vozidla

Zaměstnanec by měl mít povinnost vozidlo chránit před krádeží, poškozením a zneužitím. Dohoda může upravit, kde má být vozidlo parkováno, jak se zabezpečuje a jak se postupuje při ztrátě klíčů nebo dokladů.

Pravidla mohou zahrnovat

• povinnost vozidlo zamykat,
• zákaz ponechání dokladů ve vozidle,
• zákaz ponechání klíčů bez dozoru,
• parkování na bezpečném místě,
• povinnost hlásit ztrátu klíčů nebo dokladů,
• zákaz ponechání cenností viditelně ve vozidle,
• dodržování pojistných podmínek.

Cesty do zahraničí

Pokud má zaměstnanec používat služební auto soukromě i v zahraničí, je vhodné to výslovně upravit. Cesty do zahraničí mohou mít dopady na pojištění, asistenční služby, dálniční poplatky, mýtné, tankování, servis, odpovědnost i povolení leasingové společnosti.

U zahraničních cest je vhodné řešit

• zda jsou zahraniční cesty povoleny,
• do kterých států lze vozidlem cestovat,
• zda je nutný předchozí souhlas zaměstnavatele,
• kdo hradí zahraniční dálniční poplatky a mýtné,
• jak se řeší palivo v zahraničí,
• jaké doklady musí mít zaměstnanec u sebe,
• jak kontaktovat asistenční službu,
• jak postupovat při nehodě v zahraničí.

Pokuty a dopravní přestupky

Zaměstnanec je povinen dodržovat dopravní předpisy při služebních i soukromých jízdách. Dohoda by měla určit, že pokuty a sankce vzniklé porušením povinností zaměstnance se řeší podle právních předpisů a interních pravidel zaměstnavatele.

Typicky jde o překročení rychlosti, špatné parkování, jízdu na červenou, používání telefonu za jízdy, nezaplacení dálničního poplatku nebo jiné porušení pravidel silničního provozu.

Dopravní nehoda, škoda a pojištění

Dohoda musí obsahovat postup při dopravní nehodě, škodě, poškození vozidla, krádeži, vandalismu nebo jiné mimořádné události. Zaměstnanec musí vědět, komu má volat, kdy přivolat policii, jak vyplnit záznam o nehodě a kdy kontaktovat zaměstnavatele.

Při dopravní nehodě by měl zaměstnanec zejména

• zajistit bezpečnost osob a místa nehody,
• poskytnout první pomoc, pokud je potřeba,
• přivolat policii, pokud to situace vyžaduje,
• kontaktovat zaměstnavatele nebo určenou osobu,
• vyplnit záznam o dopravní nehodě,
• pořídit fotodokumentaci, pokud je to bezpečné,
• získat kontakty na účastníky a svědky,
• neuznávat odpovědnost bez konzultace, pokud to není nutné,
• postupovat podle pokynů pojišťovny a zaměstnavatele.

Servis, údržba a čištění vozidla

Zaměstnanec by měl udržovat vozidlo v přiměřeném stavu, hlásit závady a dodržovat pokyny zaměstnavatele k servisu. Neměl by bez souhlasu objednávat větší opravy nebo úpravy vozidla.

Dohoda může řešit

• kdo objednává servis,
• kde se provádí servisní prohlídky,
• kdo hradí mytí vozidla,
• kdo řeší výměnu pneumatik,
• jak zaměstnanec hlásí závady,
• zákaz úprav vozidla bez souhlasu,
• povinnost udržovat vozidlo čisté a provozuschopné.

Ukončení soukromého užívání vozidla

Zaměstnavatel by měl mít možnost soukromé užívání vozidla ukončit nebo změnit. Důvodem může být změna pracovní pozice, skončení pracovního poměru, porušení pravidel, provozní potřeby zaměstnavatele nebo změna interní politiky.

Dohoda by měla upravit, jak se postupuje při vrácení vozidla, kdy musí zaměstnanec auto vrátit a v jakém stavu.

Předávací a vracecí protokol

K dohodě je vhodné připojit předávací protokol. Při vrácení vozidla je vhodné sepsat také vracecí protokol. Oba dokumenty pomáhají doložit stav vozidla, počet klíčů, příslušenství, tachometr, palivo, poškození a předané doklady.

Protokol může obsahovat

• datum a čas předání nebo vrácení,
• stav tachometru,
• stav paliva nebo nabití,
• seznam předaných klíčů,
• technický průkaz nebo jiné doklady,
• tankovací nebo nabíjecí kartu,
• povinnou výbavu,
• viditelné poškození,
• fotodokumentaci,
• podpis zaměstnance a zaměstnavatele.

Nejčastější chyby v dohodě

Nejčastější chybou je, že zaměstnanec používá vozidlo soukromě pouze na základě neformální domluvy. To může způsobit problémy při mzdovém zúčtování, daňové kontrole, dopravní nehodě i při vrácení auta.

• není písemně povoleno soukromé užívání,
• není přesně identifikováno vozidlo,
• chybí vstupní cena vozidla pro mzdové účely,
• není řešeno daňové a mzdové zúčtování benefitu,
• není jasné, kdo hradí palivo za soukromé jízdy,
• chybí evidence služebních a soukromých jízd,
• není stanoveno, kdo smí vozidlo řídit,
• nejsou upraveny cesty do zahraničí,
• není popsán postup při nehodě,
• chybí pravidla pro pokuty a přestupky,
• není připojen předávací protokol,
• není upraveno ukončení benefitu a vrácení vozidla.

Jak správně připravit dohodu?

Nejprve určete, zda zaměstnanec bude vozidlo používat pouze služebně, nebo i soukromě. Pokud i soukromě, doplňte pravidla benefitu, mzdové a daňové zacházení, náklady na palivo, evidenci jízd a odpovědnost zaměstnance.

Praktický postup krok za krokem

1. Doplňte údaje zaměstnavatele a zaměstnance.
2. Identifikujte vozidlo značkou, modelem, SPZ a VIN.
3. Uveďte vstupní cenu vozidla pro mzdové účely.
4. Uveďte stav tachometru a stav vozidla při předání.
5. Výslovně povolte soukromé užívání vozidla.
6. Stanovte rozsah a omezení soukromých jízd.
7. Upravte daňové a mzdové dopady benefitu.
8. Stanovte, kdo hradí pohonné hmoty za soukromé jízdy.
9. Upravte knihu jízd nebo jinou evidenci.
10. Stanovte, kdo smí vozidlo řídit.
11. Doplňte pravidla pro pokuty, nehody a škody.
12. Upravte servis, parkování a cesty do zahraničí.
13. Připojte předávací protokol.
14. Upravte ukončení dohody a vrácení vozidla.
15. Dohodu podepište před zahájením soukromého užívání.

Vzorová tabulka pro vyplnění dohody

Kontrolní seznam pro dohodu

Před podpisem dohody si projděte kontrolní seznam. Pomůže ověřit, že dokument řeší nejdůležitější praktické, mzdové a provozní otázky.

• Je soukromé užívání vozidla výslovně povoleno?
• Je vozidlo přesně identifikováno?
• Je uvedena vstupní cena vozidla pro mzdové účely?
• Je uveden stav tachometru při předání?
• Je jasně stanoven rozsah soukromého užívání?
• Jsou popsány daňové a mzdové dopady benefitu?
• Je určeno, kdo hradí pohonné hmoty za soukromé jízdy?
• Je nastavena evidence služebních a soukromých jízd?
• Je stanoveno, kdo smí vozidlo řídit?
• Jsou řešeny cesty do zahraničí?
• Je popsán postup při nehodě nebo škodě?
• Jsou řešeny pokuty a dopravní přestupky?
• Je připojen předávací protokol?
• Je upraveno ukončení dohody a vrácení vozidla?
• Je dohoda podepsána oběma stranami?

Výhody použití online vzoru dohody o soukromém užívání služebního vozidla

Online vzor dohody o užívání služebního vozidla pro soukromé účely pomáhá připravit přehledný dokument rychle a bez zbytečných chyb. Uživatel doplní zaměstnavatele, zaměstnance, vozidlo, rozsah soukromého užívání, vstupní cenu, evidenci jízd, úhradu pohonných hmot, oprávněné osoby, pravidla pro nehody a vrácení vozidla.

Výhodou je jasná struktura. Připravený vzor pomáhá nezapomenout na důležité části, jako jsou daňové a mzdové dopady, kniha jízd, tankovací karta, soukromé kilometry, cesty do zahraničí, pojištění, pokuty a předávací protokol.

Vzor je vhodný pro zaměstnavatele, účetní oddělení, mzdové účetní, obchodní týmy, manažery, servisní techniky, dopravní provozy, řemeslné firmy i malé podnikatele, kteří poskytují zaměstnancům služební auta jako benefit.

Proč použít aktuální vzor dohody?

Použití aktuálního vzoru dohody o užívání služebního vozidla pro soukromé účely je důležité proto, že soukromé užívání firemního auta má nejen provozní, ale také mzdové, daňové a účetní dopady.

Profesionálně připravená dohoda pomáhá zaměstnavateli nastavit jasná pravidla, zaměstnanci vysvětluje jeho povinnosti a oběma stranám poskytuje přehledný dokument pro každodenní používání vozidla.

Pokud zaměstnanci mohou používat služební auta i soukromě, vyplatí se mít písemnou dohodu o soukromém užívání služebního vozidla, která řeší rozsah benefitu, daňové dopady, náklady, evidenci, odpovědnost a vrácení vozidla.