Dohoda o zprostředkování klienta, zakázky nebo služby
Smlouva o zprostředkování služeb je dokument, kterým se zprostředkovatel zavazuje vyhledat nebo obstarat zájemci příležitost k uzavření smlouvy s třetí osobou. Zájemce se za to zavazuje zaplatit zprostředkovateli provizi, pokud jsou splněny podmínky sjednané ve smlouvě.
Občanský zákoník upravuje zprostředkování tak, že zprostředkovatel se zavazuje zprostředkovat zájemci uzavření určité smlouvy s třetí osobou a zájemce se zavazuje zaplatit zprostředkovateli provizi. Pokud je už při uzavření smlouvy zřejmé, že za obstarání příležitosti bude požadována odměna, má se za to, že byla uzavřena smlouva o zprostředkování.
V praxi se smlouva používá při doporučování klientů, vyhledávání obchodních příležitostí, zprostředkování zakázek, služeb, nájmů, obchodních partnerů, zákazníků, dodavatelů, lektorů, konzultantů, řemeslníků, finančních služeb, realitních služeb nebo jiných obchodních kontaktů.
Správně připravená zprostředkovatelská smlouva pomáhá jasně určit, kdo je zprostředkovatel, kdo je zájemce, jaká smlouva nebo služba se má zprostředkovat, kdy vzniká nárok na provizi, jak se počítá její výše, zda je spolupráce exkluzivní, jak se chrání předané kontakty a kdy spolupráce končí.
Kdy se smlouva o zprostředkování služeb používá?
Smlouva se používá tehdy, když jedna osoba pomáhá druhé osobě získat klienta, zakázku, obchodního partnera, objednávku nebo jinou příležitost k uzavření smlouvy. Zprostředkovatel obvykle neplní samotnou službu, ale pomáhá najít osobu, se kterou zájemce smlouvu uzavře.
Typicky se používá u obchodních doporučení, partnerských programů, realitního zprostředkování, zprostředkování služeb pro firmy, doporučování klientů poradenským společnostem, sjednávání zakázek pro řemeslníky, vyhledávání obchodních kontaktů nebo při spolupráci obchodních zástupců bez pracovního poměru.
Smlouva je důležitá hlavně proto, že bez jasných pravidel často vznikají spory o provizi. Strany se mohou neshodnout, zda zprostředkovatel skutečně přivedl klienta, zda byla smlouva uzavřena díky jeho činnosti, zda se provize počítá z první zakázky nebo i z opakovaných obchodů a kdy je provize splatná.
Vhodné je proto předem určit, zda nárok na provizi vzniká už předáním kontaktu, sjednáním schůzky, podpisem smlouvy, zaplacením ceny třetí osobou nebo až dokončením služby.
Typické situace, kdy se smlouva hodí
- zprostředkovatel přivádí nové klienty nebo zakázky,
- firma platí provizi za doporučení zákazníka,
- obchodní partner vyhledává zájemce o službu,
- zprostředkovává se nájem, služba, obchodní spolupráce nebo projekt,
- strany chtějí chránit kontakty před obcházením,
- je potřeba jasně nastavit provizi, splatnost, exkluzivitu a ukončení spolupráce.
Co musí obsahovat smlouva o zprostředkování služeb?
Smlouva o zprostředkování služeb by měla být písemná, konkrétní a jednoznačná. Z dokumentu musí být jasné, co má zprostředkovatel dělat, za jakých podmínek vzniká nárok na provizi a jak se bude provize počítat.
Základem je identifikace smluvních stran. Zprostředkovatel je osoba, která vyhledává nebo obstarává příležitost k uzavření smlouvy. Zájemce je osoba, která má zájem uzavřít smlouvu s třetí osobou a platí za zprostředkování provizi.
Dále je potřeba přesně popsat zprostředkovávanou službu nebo smlouvu. Může jít například o zprostředkování klienta pro účetní služby, marketingové služby, stavební práce, nájem, poradenství, školení, servis, obchodní spolupráci nebo jinou zakázku.
Smlouva by měla obsahovat také provizi, vznik nároku na provizi, splatnost, DPH, náklady, ochranu kontaktů, zákaz obcházení, exkluzivitu, mlčenlivost, předávání leadů, reporting, dobu trvání, výpověď a ukončení spolupráce.
Přehled údajů, které je vhodné uvést do smlouvy
| Část smlouvy | Co konkrétně uvést | Proč je důležitá |
|---|---|---|
| Zprostředkovatel | Osoba, která vyhledává klienta, zakázku nebo obchodní příležitost | Určuje, kdo má zprostředkování zajistit. |
| Zájemce | Osoba, která chce získat klienta nebo uzavřít smlouvu s třetí osobou | Určuje, kdo platí provizi. |
| Předmět zprostředkování | Klient, zakázka, služba, nájem, obchodní smlouva nebo jiná příležitost | Vymezuje, co má být zprostředkováno. |
| Provize | Pevná částka, procento, paušál nebo kombinace | Určuje odměnu zprostředkovatele. |
| Vznik nároku | Předání kontaktu, uzavření smlouvy, zaplacení ceny nebo dokončení služby | Brání sporům o to, kdy se provize platí. |
| Ochrana kontaktů | Zákaz obcházení, evidence kontaktů, opakované obchody | Chrání zprostředkovatele před obejitím. |
Předmět zprostředkování
Předmět zprostředkování by měl být popsán přesně. Nestačí napsat, že zprostředkovatel „bude shánět klienty“. Je vhodné uvést, pro jaké služby, jaký typ klientů a na jakém trhu má zprostředkování probíhat.
U služeb může jít například o zprostředkování zákazníků pro stavební práce, IT služby, marketing, účetnictví, právní služby, školení, poradenství, přepravu, servis, nábor, realitní služby nebo jiné odborné služby.
Pokud zprostředkovatel vyhledává konkrétní typ smlouvy, je vhodné uvést, zda jde o smlouvu o dílo, smlouvu o poskytování služeb, nájemní smlouvu, rámcovou smlouvu, obchodní spolupráci nebo jiný smluvní vztah.
Čím přesněji je předmět zprostředkování vymezen, tím menší je riziko sporu o to, zda konkrétní klient nebo zakázka spadá pod smlouvu.
Provize za zprostředkování
Provize je odměna zprostředkovatele. Může být sjednána jako pevná částka, procento z hodnoty smlouvy, procento z uhrazené ceny, podíl z marže, měsíční odměna, success fee nebo kombinace více způsobů.
Ve smlouvě je důležité uvést, zda se provize počítá z částky bez DPH nebo včetně DPH, zda se počítá z celé hodnoty zakázky nebo jen ze skutečně zaplacené částky a zda se vztahuje i na opakované obchody.
Pokud má být provize hrazena až po zaplacení klientem, je vhodné uvést, že nárok vzniká až po připsání platby od třetí osoby na účet zájemce.
Pokud má zprostředkovatel nárok na provizi už za předání kontaktu nebo sjednání schůzky, musí to být napsáno velmi jasně. Jinak může zájemce namítat, že provize náleží až za uzavřenou smlouvu.
Kdy vzniká nárok na provizi?
Vznik nároku na provizi je klíčové ustanovení celé smlouvy. Strany by měly přesně určit, jaká událost zakládá povinnost zaplatit provizi.
Může to být předání relevantního kontaktu, zajištění obchodní schůzky, podání nabídky, uzavření smlouvy s třetí osobou, zaplacení ceny zákazníkem, dokončení zakázky nebo kombinace více podmínek.
Občanský zákoník uvádí základní model, kdy se zprostředkovatel zavazuje zprostředkovat uzavření určité smlouvy s třetí osobou a zájemce se zavazuje zaplatit provizi. Proto je praktické ve smlouvě určit, zda stačí samotné zprostředkování příležitosti, nebo je nutné skutečné uzavření smlouvy.
U služeb je často nejbezpečnější navázat provizi na uzavření smlouvy a zaplacení první platby klientem. U lead generation nebo doporučovacích programů se naopak může platit už za kvalifikovaný lead.
Opakované obchody a dlouhodobí klienti
Smlouva by měla řešit, zda má zprostředkovatel nárok na provizi pouze z první smlouvy, nebo také z dalších objednávek stejného klienta.
Pokud se provize vztahuje i na opakované obchody, je vhodné určit dobu, po kterou nárok trvá. Například šest měsíců, jeden rok, dva roky nebo po celou dobu trvání smluvního vztahu se získaným klientem.
Dále je vhodné určit, zda se provize vztahuje jen na stejnou službu, nebo i na jiné služby, které zájemce klientovi později prodá.
Bez této úpravy může vzniknout spor, zda zprostředkovatel získal jen jednorázovou provizi, nebo má nárok i na další výnosy z klienta, kterého přivedl.
Evidence předaných kontaktů
U zprostředkování služeb je velmi důležité evidovat předané kontakty a obchodní příležitosti. Bez evidence může být obtížné prokázat, že konkrétní klient byl skutečně přiveden zprostředkovatelem.
Smlouva může určit, že zprostředkovatel předává kontakty e-mailem, v CRM systému, sdílené tabulce, formulářem nebo jiným dohodnutým způsobem.
U každého kontaktu je vhodné uvést jméno nebo název klienta, kontaktní osobu, datum předání, popis poptávky, rozsah zájmu a stav obchodního jednání.
Zájemce by měl mít možnost kontakt odmítnout, pokud už s danou osobou jednal dříve nebo kontakt není relevantní. I tato pravidla je vhodné ve smlouvě upravit.
Zákaz obcházení zprostředkovatele
Zprostředkovatel často předává cenné kontakty. Proto je vhodné do smlouvy doplnit zákaz obcházení. Ten brání tomu, aby zájemce uzavřel obchod s předaným klientem napřímo a odmítl zaplatit provizi.
Zákaz obcházení by měl být formulován jasně. Měl by určovat, které kontakty jsou chráněné, jak dlouho ochrana trvá a jaké jednání se považuje za obcházení.
Typicky se stanoví, že pokud zájemce uzavře smlouvu s osobou předanou zprostředkovatelem, vzniká nárok na provizi i tehdy, pokud smlouvu uzavře později nebo prostřednictvím propojené osoby.
U porušení zákazu obcházení lze sjednat smluvní pokutu, případně povinnost zaplatit provizi, jako by zprostředkování proběhlo řádně.
Exkluzivita zprostředkování
Smlouva může být exkluzivní nebo neexkluzivní. U neexkluzivní smlouvy může zájemce spolupracovat i s jinými zprostředkovateli nebo si klienty hledat sám.
U exkluzivní smlouvy se zájemce zavazuje, že po určitou dobu bude využívat pouze jednoho zprostředkovatele nebo že mu zaplatí provizi i v případě, kdy obchod vznikne jinou cestou.
Exkluzivita by měla být časově a věcně omezená. Je vhodné uvést, pro jaké služby, území, klienty nebo obchodní příležitosti platí.
Pokud exkluzivita není nastavena přesně, může být pro zájemce příliš svazující a pro zprostředkovatele obtížně vymahatelná.
Náklady zprostředkovatele
Zprostředkovateli mohou vznikat náklady, například na cestovné, telefon, inzerci, obchodní schůzky, databáze, marketing, veletrhy nebo prezentace.
Smlouva by měla určit, zda jsou tyto náklady zahrnuty v provizi, nebo zda je zájemce hradí zvlášť.
Pokud mají být náklady hrazeny zvlášť, je vhodné požadovat jejich předchozí schválení a doložení.
Bez této úpravy může vzniknout spor, zda má zprostředkovatel nárok jen na provizi, nebo i na úhradu výdajů.
Práva a povinnosti zprostředkovatele
Zprostředkovatel by měl postupovat poctivě, aktivně vyhledávat vhodné příležitosti a předávat zájemci pravdivé a relevantní informace.
Smlouva může určit, zda zprostředkovatel smí jednat jménem zájemce, nebo zda smí pouze předávat kontakty. Pokud má zprostředkovatel uzavírat smlouvy za zájemce, je zpravidla potřeba samostatné zmocnění.
Zprostředkovatel by neměl slibovat třetím osobám podmínky, které zájemce neschválil. Také by neměl poskytovat právní, daňové nebo odborné rady, pokud k tomu není oprávněn.
U citlivých služeb je vhodné doplnit povinnost zprostředkovatele dodržovat pravidla značky, obchodní komunikace, ochrany osobních údajů a mlčenlivosti.
Práva a povinnosti zájemce
Zájemce by měl zprostředkovateli poskytnout informace potřebné k vyhledání vhodných klientů nebo zakázek. Může jít o popis služeb, ceník, cílovou skupinu, obchodní podmínky, kapacity, termíny a kontaktní osobu.
Zájemce by měl zprostředkovatele informovat o průběhu jednání s předanými kontakty, o uzavření smlouvy, zaplacení ceny a dalších skutečnostech důležitých pro výpočet provize.
Smlouva může určit, že zájemce nesmí bezdůvodně odmítnout relevantního klienta, pokud se tím snaží vyhnout zaplacení provize.
Zájemce by měl také dodržovat zákaz obcházení a včas hradit provizi podle sjednaných pravidel.
Mlčenlivost a obchodní informace
Při zprostředkování si strany často předávají citlivé obchodní informace. Může jít o ceníky, marže, obchodní strategii, databázi klientů, interní kapacity, nabídky nebo informace o obchodních jednáních.
Smlouva by měla obsahovat povinnost mlčenlivosti. Zprostředkovatel i zájemce by měli chránit informace, které se dozví při spolupráci, a nepoužívat je mimo sjednaný účel.
U zprostředkování klientů je citlivá také databáze kontaktů. Smlouva by měla určit, komu kontakty patří a kdo je smí po skončení spolupráce používat.
Mlčenlivost by měla trvat i po ukončení smlouvy, zejména u obchodních tajemství, know-how a neveřejných informací.
Ochrana osobních údajů
Pokud zprostředkovatel předává kontakty na fyzické osoby, může docházet ke zpracování osobních údajů. Může jít o jména, telefonní čísla, e-maily, pracovní pozice, poptávky nebo jiné údaje.
Smlouva by měla řešit, z jakého právního důvodu jsou údaje předávány, kdo je správcem údajů, k jakému účelu se údaje používají a jak budou chráněny.
U B2B kontaktů je vhodné rozlišovat obecné firemní údaje a osobní údaje konkrétních kontaktních osob.
Pokud zprostředkovatel získává kontakty pro zájemce systematicky, může být vhodné doplnit samostatnou doložku o ochraně osobních údajů nebo zpracovatelskou smlouvu podle povahy spolupráce.
Odpovědnost za výsledek
Zprostředkovatel obvykle negarantuje, že zájemce smlouvu s třetí osobou skutečně uzavře, pokud to není výslovně sjednáno. Jeho úkolem je vyhledat nebo obstarat příležitost podle smlouvy.
Pokud má zprostředkovatel nárok na provizi až po uzavření smlouvy, nese prakticky riziko, že jeho činnost nevede k výsledku.
Pokud má nárok na odměnu už za kvalifikovaný kontakt nebo schůzku, měla by smlouva přesně definovat, co je kvalifikovaný kontakt.
Zprostředkovatel by neměl odpovídat za to, že třetí osoba později neplní smlouvu, pokud nepravdivě negarantoval její platební schopnost nebo jiné vlastnosti.
Doba trvání a ukončení smlouvy
Smlouva může být uzavřena na dobu určitou nebo neurčitou. U jednorázového zprostředkování může skončit zprostředkováním konkrétní smlouvy nebo uplynutím sjednané doby.
U dlouhodobé spolupráce je vhodné sjednat výpovědní dobu. Například jeden měsíc, tři měsíce nebo jinou dobu podle povahy spolupráce.
Smlouva by měla řešit, co se stane s provizí za kontakty předané před ukončením smlouvy. Zprostředkovatel může mít nárok na provizi i po ukončení, pokud obchod vznikne z kontaktu předaného během trvání smlouvy.
Při ukončení je vhodné vypořádat otevřené kontakty, rozpracované zakázky, vyúčtování provizí, důvěrné informace a databáze.
Smluvní pokuta
Smluvní pokuta může být sjednána pro případ porušení důležitých povinností, například zákazu obcházení, mlčenlivosti, neoprávněného použití databáze nebo neuhrazení provize.
Výše pokuty by měla být přiměřená hodnotě spolupráce a významu chráněné povinnosti.
U zákazu obcházení se často sjednává pokuta ve výši odpovídající provizi, kterou by zprostředkovatel získal, případně vyšší pevná částka.
Ve smlouvě je vhodné uvést, zda zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok na náhradu škody.
Jak správně vyplnit smlouvu o zprostředkování služeb?
Při vyplňování smlouvy nejprve doplňte údaje zprostředkovatele a zájemce. Uveďte jména, adresy, IČO, sídla, kontaktní osoby a fakturační údaje.
Následně popište, jaké služby, klienty, zakázky nebo smlouvy má zprostředkovatel vyhledávat. Uveďte cílovou skupinu, území, obor a případné výluky.
Dále nastavte provizi, vznik nároku na provizi, splatnost, DPH, náklady, evidenci kontaktů, opakované obchody, zákaz obcházení a exkluzivitu.
Na závěr doplňte mlčenlivost, ochranu osobních údajů, odpovědnost, dobu trvání, výpověď, vypořádání po skončení smlouvy, datum a podpisy.
Praktický postup krok za krokem
- Doplňte údaje zprostředkovatele a zájemce.
- Vymezte službu, klienta, zakázku nebo smlouvu, která se má zprostředkovat.
- Nastavte provizi, splatnost a okamžik vzniku nároku.
- Upravte evidenci kontaktů, opakované obchody a zákaz obcházení.
- Doplňte exkluzivitu, náklady, mlčenlivost a ochranu osobních údajů.
- Upravte dobu trvání, výpověď, vypořádání a podpisy.
Nejčastější chyby při smlouvě o zprostředkování služeb
Častou chybou je nejasně stanovit, kdy vzniká nárok na provizi. Pokud není jasné, zda se provize platí za kontakt, schůzku, podpis smlouvy nebo zaplacení klientem, může vzniknout spor.
Dalším problémem je neurčitá výše provize. Smlouva by měla říkat, zda se počítá z ceny bez DPH nebo včetně DPH, z první zakázky nebo i z opakovaných obchodů.
Rizikové je také neevidovat předané kontakty. Bez evidence se špatně prokazuje, že konkrétní klient byl získán zprostředkovatelem.
Problém může vzniknout i tehdy, když smlouva neřeší zákaz obcházení, exkluzivitu, náklady, ochranu databáze, mlčenlivost, osobní údaje a nárok na provizi po skončení smlouvy.
- nejasný vznik nároku na provizi,
- neurčitá výše provize a základ pro její výpočet,
- chybějící evidence předaných kontaktů,
- neřešené opakované obchody se získaným klientem,
- chybějící zákaz obcházení zprostředkovatele,
- nejasná exkluzivita nebo územní rozsah spolupráce,
- chybějící pravidla pro provizi po ukončení smlouvy.
Výhody použití online vzoru smlouvy o zprostředkování služeb
Online vzor smlouvy o zprostředkování služeb výrazně usnadňuje přípravu dokumentu pro obchodní doporučení, přivádění klientů, zprostředkování zakázek nebo získávání obchodních příležitostí. Uživatel nemusí začínat od prázdné stránky a může postupně doplnit strany, předmět zprostředkování, provizi, zákaz obcházení a ukončení.
Výhodou je také úspora času. Připravený formulář pomáhá vytvořit smlouvu, která řeší nejen základní provizi, ale také opakované obchody, evidenci kontaktů, exkluzivitu, mlčenlivost a vypořádání po skončení spolupráce.
Dobře připravený online formulář zároveň snižuje riziko chyb. Pomáhá nezapomenout na okamžik vzniku provize, způsob jejího výpočtu, předávání leadů, zákaz obcházení, osobní údaje, náklady a výpověď smlouvy.
Proč použít aktuální vzor smlouvy o zprostředkování služeb?
Použití aktuálního vzoru smlouvy o zprostředkování služeb je vhodné proto, že zprostředkování má jasný právní základ. Zprostředkovatel se zavazuje zprostředkovat zájemci uzavření určité smlouvy s třetí osobou a zájemce se zavazuje zaplatit provizi.
Kvalitní vzor by měl být přehledný, praktický a snadno upravitelný. Měl by obsahovat identifikaci stran, předmět zprostředkování, provizi, vznik nároku, splatnost, evidenci kontaktů, opakované obchody, zákaz obcházení, exkluzivitu, mlčenlivost, ochranu osobních údajů, dobu trvání, výpověď a podpisy.
Správně sepsaná smlouva chrání zprostředkovatele i zájemce. Zprostředkovatel má jasně nastavený nárok na odměnu a zájemce ví, za jaký výsledek platí a jaké kontakty jsou chráněné.
Pokud zprostředkováváte klienty, zakázky, služby nebo obchodní příležitosti, vyplatí se použít profesionálně připravený formulář smlouvy o zprostředkování služeb. Správně vyplněný dokument pomáhá předejít sporům o provizi, předané kontakty, opakované obchody, obcházení i ukončení spolupráce.