Prohlášení o shodě: kdy ho potřebujete a co má obsahovat
Prohlášení o shodě je dokument, kterým výrobce, dovozce nebo jiná odpovědná osoba potvrzuje, že konkrétní výrobek splňuje příslušné právní a technické požadavky. V praxi se používá hlavně při uvádění výrobků na trh, při prodeji v Evropské unii, při kontrole ze strany orgánů dozoru, při dodávkách mezi firmami nebo při předávání technické dokumentace zákazníkovi.
Nejčastěji se s ním setkáte u výrobků, které podléhají posuzování shody a označení CE. Může jít například o elektrická zařízení, strojní zařízení, osobní ochranné prostředky, hračky, stavební výrobky, rádiová zařízení, zdravotnické prostředky nebo jiné regulované výrobky. Ne každý výrobek ale prohlášení o shodě vyžaduje ve stejném rozsahu. Vždy záleží na tom, do jaké kategorie výrobek spadá a jaké předpisy se na něj vztahují.
Dobře připravené prohlášení by mělo obsahovat údaje výrobce nebo dovozce, přesnou identifikaci výrobku, typ, model nebo sériové číslo, uvedení použitých právních předpisů a technických norem, prohlášení o převzetí odpovědnosti, informace o posouzení shody, případně údaje o oznámeném subjektu, místo a datum vystavení, jméno, funkci a podpis odpovědné osoby. Dokument musí být konkrétní, dohledatelný a navázaný na technickou dokumentaci výrobku.
K čemu slouží prohlášení o shodě?
Prohlášení o shodě slouží k tomu, aby bylo možné doložit, že výrobek byl před uvedením na trh posouzen podle příslušných pravidel. Není to jen formální papír. Podpisem prohlášení odpovědná osoba potvrzuje, že výrobek splňuje požadavky na bezpečnost, ochranu zdraví, ochranu majetku, životní prostředí nebo jiné chráněné zájmy podle konkrétního typu výrobku.
Dokument může požadovat kontrolní orgán, distributor, obchodní partner, velkoobchod, e-shop, zadavatel veřejné zakázky, zákazník nebo technik při předání zařízení. U některých výrobků musí být prohlášení k výrobku přiloženo, u jiných musí být dostupné na vyžádání. V každém případě by mělo být připravené ještě před uvedením výrobku na trh, nikoli až ve chvíli, kdy přijde kontrola.
Prohlášení pomáhá zejména s tím, jak
- doložit shodu výrobku s požadavky právních předpisů,
- prokázat, kdo za výrobek přebírá odpovědnost,
- navázat výrobek na technickou dokumentaci,
- uvést použité normy a předpisy,
- umožnit uvedení výrobku na trh, pokud je prohlášení vyžadováno,
- podpořit oprávněné použití označení CE,
- připravit podklad pro kontrolu nebo obchodního partnera,
- snížit riziko problémů při distribuci výrobku.
Kdo vystavuje prohlášení o shodě?
Prohlášení o shodě obvykle vystavuje výrobce. Pokud výrobce sídlí mimo Evropskou unii, může významnou roli hrát dovozce nebo zplnomocněný zástupce. Důležité je určit, kdo výrobek uvádí na trh pod svým jménem nebo značkou a kdo za něj nese odpovědnost.
Pokud firma nakoupí hotový výrobek od jiného výrobce a prodává ho pod vlastní značkou, může být z pohledu předpisů považována za výrobce. Nestačí tedy spoléhat na to, že nějaké prohlášení už má původní dodavatel. U konečného výrobku musí být jasné, kdo odpovídá za celek.
Odpovědné osoby v přehledu
| Osoba | Typická role | Na co si dát pozor |
|---|---|---|
| Výrobce | vyrábí výrobek nebo ho prodává pod vlastní značkou | obvykle nese hlavní odpovědnost za shodu výrobku |
| Dovozce | uvádí na trh EU výrobek ze třetí země | musí ověřit, zda jsou splněny požadavky pro uvedení na trh |
| Zplnomocněný zástupce | jedná jménem výrobce v rozsahu pověření | musí mít jasně vymezené oprávnění |
| Distributor | prodává výrobek dál v obchodním řetězci | má ověřovat, zda výrobek zjevně splňuje potřebné požadavky |
| Soukromá značka prodejce | výrobek se prodává pod značkou obchodníka | obchodník může nést odpovědnost jako výrobce |
Prohlášení o shodě a označení CE
Prohlášení o shodě a označení CE spolu často souvisejí, ale nejsou totéž. Prohlášení o shodě je písemný dokument. Označení CE je značka umístěná na výrobku, obalu nebo doprovodné dokumentaci, pokud ji příslušné předpisy pro daný výrobek vyžadují.
Označení CE neznamená, že výrobek byl vyroben v Evropské unii. Znamená, že výrobce prohlašuje splnění příslušných požadavků evropských předpisů. Výrobek může být vyroben mimo EU, ale pokud je uváděn na trh EU a spadá do harmonizované oblasti, musí splňovat příslušné požadavky.
Rozdíl mezi dokumentem a označením
| Prvek | Co znamená | Praktický význam |
|---|---|---|
| Prohlášení o shodě | písemný dokument potvrzující splnění požadavků | dokládá odpovědnost výrobce nebo jiné povinné osoby |
| Označení CE | značka shody umístěná na výrobku | signalizuje, že výrobek splňuje příslušné požadavky EU |
| Technická dokumentace | soubor podkladů, zkoušek, výkresů a posouzení | slouží k prokázání, že prohlášení má reálný základ |
| Certifikát | dokument vydaný zkušebnou nebo oznámeným subjektem | nemusí být vždy povinný, záleží na výrobku a postupu posouzení |
Kdy je prohlášení o shodě potřeba?
Prohlášení o shodě je potřeba hlavně u výrobků, které spadají do regulované oblasti. Jde o výrobky, u nichž právní předpisy stanovují zvláštní technické požadavky a postup posouzení shody. Typicky jde o výrobky, které mohou ovlivnit bezpečnost uživatele, zdraví, životní prostředí nebo jiné chráněné zájmy.
U neregulovaných výrobků se prohlášení o shodě podle zvláštních předpisů nemusí vyžadovat, ale výrobek i tak musí být bezpečný. V některých obchodních vztazích může být požadováno dobrovolné prohlášení, technický list, bezpečnostní list, potvrzení dodavatele nebo jiný doklad o vlastnostech výrobku.
Příklady výrobků, u kterých se shoda často řeší
- elektrická zařízení a elektronika,
- strojní zařízení,
- hračky,
- osobní ochranné prostředky,
- stavební výrobky,
- rádiová zařízení,
- tlaková zařízení,
- měřidla a technické výrobky podle konkrétních předpisů.
Co má prohlášení o shodě obsahovat?
Obsah prohlášení se může lišit podle typu výrobku a konkrétního právního předpisu. Základní struktura je však podobná. Dokument musí umožnit jednoznačně určit výrobek, odpovědnou osobu a předpisy, podle kterých byla shoda posouzena.
Nejdůležitější je přesnost. Pokud je v prohlášení uveden špatný model, neúplný název výrobku, zastaralá norma nebo chybí podpis odpovědné osoby, může být dokument při kontrole problematický. Prohlášení by mělo odpovídat skutečnému výrobku, nikoli jen podobné verzi nebo starému modelu.
Hlavní části prohlášení
| Část dokumentu | Co uvést | Proč je důležitá |
|---|---|---|
| Výrobce nebo dovozce | název, adresa, IČO nebo jiné identifikační údaje | Určuje osobu odpovědnou za výrobek. |
| Identifikace výrobku | název, typ, model, sériové číslo, výrobní šarže | Umožňuje spojit dokument s konkrétním výrobkem. |
| Prohlášení o odpovědnosti | text, že dokument je vydán na odpovědnost výrobce | Vyjadřuje převzetí odpovědnosti za shodu. |
| Použité předpisy | směrnice, nařízení, zákony nebo nařízení vlády | Ukazuje, podle čeho byla shoda posuzována. |
| Použité normy | harmonizované normy nebo jiné technické specifikace | Pomáhá doložit technický základ shody. |
| Oznámený subjekt | název a číslo subjektu, pokud se podílel na posouzení | Uvádí se tam, kde je jeho účast vyžadována. |
| Podpis | jméno, funkce, datum, místo a podpis odpovědné osoby | Dokument bez podpisu může být neúplný. |
Identifikace výrobku
Identifikace výrobku musí být tak přesná, aby bylo jasné, ke kterému výrobku se prohlášení vztahuje. U jednoduchého výrobku může stačit název a typ. U technického výrobku je vhodné uvést také model, výrobní číslo, sérii, variantu, verzi softwaru, šarži nebo fotografii.
Pokud firma vyrábí více podobných variant, je potřeba dát pozor, aby se prohlášení nevztahovalo na jiný model. Prohlášení pro jeden výrobek nelze automaticky používat pro výrobek, který má jiné technické parametry, jiné napájení, jiný materiál, jiné použití nebo jiné bezpečnostní vlastnosti.
Identifikace podle typu výrobku
| Typ výrobku | Co uvést | Praktická poznámka |
|---|---|---|
| Elektrické zařízení | model, napětí, výkon, výrobní číslo, varianta | pozor na rozdíly mezi verzemi a napájením |
| Strojní zařízení | typ stroje, výrobní číslo, rok výroby, účel použití | u složitých strojů je důležitá návaznost na technickou dokumentaci |
| Hračka | název, typ, věková skupina, šarže nebo série | u dětských výrobků je důležitá bezpečnost a varování |
| Ochranný prostředek | typ, třída ochrany, velikost, norma | prohlášení musí odpovídat konkrétní úrovni ochrany |
| Stavební výrobek | název, typ, určené použití, vlastnosti | často se používá prohlášení o vlastnostech podle zvláštních pravidel |
Použité právní předpisy a normy
Prohlášení o shodě by mělo uvádět právní předpisy, podle kterých byla shoda posouzena. Může jít o evropské směrnice, přímo použitelná nařízení EU, české zákony, nařízení vlády nebo jiné předpisy vztahující se ke konkrétnímu výrobku.
Vedle předpisů se často uvádějí také harmonizované normy. Norma sama o sobě nemusí být vždy povinná, ale pokud ji výrobce použije, pomáhá doložit, jak prokazoval splnění konkrétních technických požadavků. Je důležité uvádět správné a aktuální označení normy včetně roku nebo verze.
Co si u předpisů a norem pohlídat
- zda se na výrobek vztahuje více předpisů současně,
- zda jsou uvedeny aktuální názvy a čísla předpisů,
- zda normy odpovídají konkrétnímu výrobku,
- zda nejsou použity normy pro jiný typ výrobku,
- zda je uveden rok vydání normy, pokud je to vhodné,
- zda jsou normy v souladu s technickou dokumentací,
- zda změna normy nevyžaduje aktualizaci prohlášení,
- zda prohlášení pokrývá všechny relevantní požadavky.
Technická dokumentace k prohlášení
Prohlášení o shodě by nemělo stát samo o sobě. Musí mít oporu v technické dokumentaci. Ta může obsahovat výkresy, popisy konstrukce, výpočty, návody, analýzu rizik, protokoly o zkouškách, certifikáty, fotografie, seznam použitých norem a další podklady podle povahy výrobku.
Pokud kontrolní orgán požádá o doložení shody, samotné prohlášení nemusí stačit. Výrobce nebo jiná odpovědná osoba musí být schopna ukázat, na základě čeho prohlášení vydala. Proto je technická dokumentace stejně důležitá jako samotný podepsaný dokument.
Technická dokumentace může obsahovat
- technický popis výrobku,
- výkresy a schémata,
- seznam součástí a materiálů,
- analýzu rizik,
- výsledky zkoušek,
- certifikáty nebo protokoly z laboratoří,
- návod k použití a bezpečnostní informace,
- seznam použitých předpisů a norem.
Prohlášení o shodě není certifikát
Častou chybou je zaměňovat prohlášení o shodě za certifikát. Prohlášení je dokument, který vydává odpovědná osoba, nejčastěji výrobce. Certifikát může být dokument vydaný nezávislou zkušebnou, certifikačním orgánem nebo oznámeným subjektem, pokud je jeho účast vyžadována nebo pokud si ji výrobce zvolí.
U některých výrobků stačí interní posouzení výrobcem a prohlášení o shodě. U jiných je nutná účast oznámeného subjektu. Vždy záleží na kategorii výrobku, rizikovosti a konkrétním postupu posuzování shody. Proto není správné automaticky tvrdit, že každý výrobek s CE musí mít certifikát od zkušebny.
Rozdíl mezi dokumenty
| Dokument | Kdo ho vydává | Kdy se používá |
|---|---|---|
| Prohlášení o shodě | výrobce, dovozce nebo oprávněný zástupce | při potvrzení, že výrobek splňuje příslušné požadavky |
| Certifikát | zkušebna, certifikační orgán nebo oznámený subjekt | pokud je vyžadován postupem posouzení nebo obchodním partnerem |
| Protokol o zkoušce | laboratoř nebo zkušební pracoviště | dokládá výsledky konkrétních testů |
| Technický list | výrobce nebo dodavatel | popisuje vlastnosti výrobku, ale nenahrazuje právní prohlášení |
Jazyk prohlášení o shodě
Prohlášení o shodě by mělo být dostupné v jazyce země, ve které je výrobek uváděn na trh, pokud to příslušná pravidla vyžadují. Pro český trh je proto důležité mít dokument v češtině nebo zajistit jeho český překlad podle konkrétního předpisu.
U výrobků prodávaných ve více zemích EU se často připravuje vícejazyčné prohlášení nebo samostatné jazykové verze. Překlad musí odpovídat originálu. Není vhodné překládat jen část dokumentu nebo vynechat právní předpisy, normy, podpis, datum či identifikaci výrobku.
U jazykové verze je vhodné řešit
- zda je dokument dostupný v češtině,
- zda překlad odpovídá originálu,
- zda jsou správně přeložené názvy výrobku,
- zda zůstala zachována čísla norem a předpisů,
- zda je jasné, kdo dokument podepsal,
- zda je uvedeno datum vystavení,
- zda je dokument dostupný zákazníkovi nebo orgánu dozoru,
- zda pravidla pro daný výrobek nevyžadují přiložení prohlášení k výrobku.
Prohlášení o shodě při dovozu výrobků
U dovozu výrobků ze zemí mimo EU je potřeba postupovat opatrně. Dovozce by měl ověřit, zda výrobek splňuje požadavky pro evropský trh, zda existuje odpovídající prohlášení o shodě, zda je výrobek správně označen a zda je k dispozici technická dokumentace.
Problémem může být situace, kdy zahraniční dodavatel pošle obecný dokument, který neodpovídá konkrétnímu výrobku, uvádí neplatné normy nebo nemá jasnou identifikaci výrobce. Dovozce by neměl spoléhat jen na obecné ujištění dodavatele. Měl by si zkontrolovat, zda dokument skutečně odpovídá výrobku, který uvádí na trh.
Dovozce by měl zkontrolovat
- zda výrobek spadá do regulované oblasti,
- zda je k dispozici správné prohlášení o shodě,
- zda prohlášení odpovídá konkrétnímu modelu,
- zda jsou uvedeny aktuální předpisy a normy,
- zda je výrobek správně označen,
- zda je přiložen návod a bezpečnostní informace v češtině,
- zda lze získat technickou dokumentaci,
- zda výrobek nenese neoprávněné nebo nesprávné označení CE.
Prohlášení o shodě pro e-shop a distributora
E-shop nebo distributor nemusí vždy prohlášení vystavovat sám, ale měl by vědět, zda prodávaný výrobek prohlášení vyžaduje a kdo za něj odpovídá. Pokud prodává výrobek pod vlastní značkou nebo dováží zboží mimo EU, jeho odpovědnost může být výrazně vyšší.
U online prodeje je důležité také správné označení výrobku, identifikace výrobce nebo dovozce, návod v českém jazyce a bezpečnostní informace. Pokud zákazník, obchodní partner nebo kontrolní orgán požádá o dokumentaci, měl by distributor vědět, kde ji získá.
Pro e-shop je praktické mít připravené
- seznam výrobků, které vyžadují posouzení shody,
- prohlášení o shodě od výrobců nebo dovozců,
- české návody a bezpečnostní informace,
- údaje o výrobci, dovozci nebo odpovědné osobě,
- kontrolu správného označení CE,
- evidenci dodavatelů a šarží,
- postup pro stažení výrobku z nabídky při problému,
- komunikaci se zákazníkem při dotazu na shodu výrobku.
Aktualizace prohlášení o shodě
Prohlášení o shodě není dokument, který se jednou vytvoří a používá navždy bez kontroly. Pokud se změní výrobek, konstrukce, materiál, dodavatel klíčové součásti, software, právní předpis, norma nebo kontaktní údaje výrobce, může být potřeba prohlášení zkontrolovat a aktualizovat.
Aktualizace je důležitá také při nové verzi výrobku. Pokud se změní technické parametry, rizika nebo použití, staré prohlášení nemusí stačit. U výrazných změn může být nutné provést nové posouzení shody, doplnit technickou dokumentaci a vydat nové prohlášení.
Kdy prohlášení zkontrolovat
| Změna | Proč je důležitá | Možný postup |
|---|---|---|
| Změna konstrukce | může ovlivnit bezpečnost a vlastnosti výrobku | přezkoumat posouzení shody a technickou dokumentaci |
| Změna materiálu | může ovlivnit mechanické, chemické nebo požární vlastnosti | ověřit normy, testy a dodavatelské podklady |
| Změna normy | starý odkaz může být neaktuální | posoudit dopad nové normy na výrobek |
| Změna výrobce nebo adresy | prohlášení musí obsahovat správné identifikační údaje | upravit dokument a evidenci |
| Nová verze výrobku | staré prohlášení se nemusí vztahovat na nový model | vydat nové nebo rozšířené prohlášení |
Uchování prohlášení a dostupnost při kontrole
Prohlášení o shodě a související technickou dokumentaci je potřeba uchovávat po dobu stanovenou příslušnými pravidly. U mnoha výrobků se pracuje s dlouhou dobou uchování od uvedení výrobku na trh. Cílem je, aby odpovědná osoba dokázala shodu doložit i zpětně.
Dokument by měl být uložen tak, aby byl snadno dohledatelný podle výrobku, modelu, šarže nebo data uvedení na trh. U firem je praktické mít vnitřní evidenci prohlášení, technické dokumentace, dodavatelů, zkoušek a změn výrobků.
Evidence dokumentů může obsahovat
- číslo nebo název prohlášení,
- název a model výrobku,
- datum vystavení,
- verzi dokumentu,
- osobu, která dokument podepsala,
- použité předpisy a normy,
- odkaz na technickou dokumentaci,
- informaci o tom, pro jaký trh a jazykovou verzi je dokument určen.
Prohlášení o shodě pro stavební výrobky
U stavebních výrobků se často setkáte také s dokumenty označovanými jako prohlášení o vlastnostech nebo prohlášení o shodě použitých materiálů. Je potřeba rozlišit, zda jde o výrobek uváděný na trh, nebo o potvrzení, že konkrétní materiály byly použity na stavbě v souladu s požadavky projektu, technických norem nebo stavební dokumentace.
Pro stavební firmu, řemeslníka nebo dodavatele je důležité mít k použitým materiálům odpovídající podklady. Při předání stavby, kolaudaci nebo kontrole může investor nebo stavební dozor požadovat doklady o použitých výrobcích, certifikáty, prohlášení o vlastnostech, technické listy a další dokumentaci.
U stavebních výrobků se může řešit
- prohlášení o vlastnostech,
- prohlášení o shodě použitých materiálů,
- technické listy výrobků,
- certifikáty a zkušební protokoly,
- návody k montáži,
- doklady pro stavební dozor,
- doklady ke kolaudaci,
- návaznost na projektovou dokumentaci.
Časté chyby v prohlášení o shodě
Nejčastější chybou je příliš obecné prohlášení, které neidentifikuje konkrétní výrobek. Dokument s textem „prohlašujeme, že výrobek splňuje všechny normy“ bez uvedení typu, modelu a použitých předpisů může být nedostatečný. Prohlášení musí být navázané na konkrétní výrobek a konkrétní pravidla.
Další častou chybou je používání zastaralých norem, kopírování prohlášení od jiného výrobku, chybějící podpis, nejasná odpovědná osoba nebo prohlášení v nesprávném jazyce. Problémem bývá také situace, kdy firma výrobek upraví, ale dál používá staré prohlášení.
Na co si dát pozor
- chybí přesná identifikace výrobku,
- není uveden výrobce nebo dovozce,
- prohlášení se vztahuje k jinému modelu,
- jsou uvedeny neaktuální nebo nesprávné normy,
- chybí právní předpisy, podle kterých byla shoda posouzena,
- dokument není podepsaný odpovědnou osobou,
- není uvedeno datum vystavení,
- není dostupná technická dokumentace,
- prohlášení není v jazyce požadovaném pro daný trh,
- výrobek byl změněn, ale prohlášení nebylo aktualizováno.
Jak formulovat prohlášení o shodě?
Formulace by měla být stručná, přesná a technická. Nejde o reklamní text ani o obecné ujištění zákazníka. Dokument má jasně říct, kdo prohlašuje shodu, u jakého výrobku, podle jakých předpisů a na čí odpovědnost.
V textu je vhodné používat jasné formulace typu „výrobce prohlašuje na svou výlučnou odpovědnost“. Dále je potřeba uvést výrobek, model, použité předpisy a normy. Na konci nesmí chybět místo, datum, jméno, funkce a podpis oprávněné osoby.
Vhodné formulace mohou být
- „Výrobce tímto prohlašuje, že níže uvedený výrobek splňuje požadavky příslušných právních předpisů.“
- „Toto prohlášení o shodě je vydáno na výlučnou odpovědnost výrobce.“
- „Předmětem prohlášení je výrobek označený jako…“
- „Výrobek byl posouzen podle následujících předpisů a technických norem…“
- „Výrobek je při stanoveném použití bezpečný za podmínek uvedených v návodu.“
- „Technická dokumentace je uložena u výrobce.“
- „Prohlášení se vztahuje pouze na výrobek ve stavu, v jakém byl uveden na trh.“
- „Za výrobce podepisuje osoba oprávněná jednat jménem společnosti.“
Jak připravit prohlášení o shodě krok za krokem?
Příprava prohlášení začíná určením, jaký výrobek se uvádí na trh a jaké předpisy se na něj vztahují. Následně je potřeba provést nebo zajistit odpovídající posouzení shody, připravit technickou dokumentaci, návody, bezpečnostní informace a případně zkoušky nebo certifikáty.
Teprve poté se připraví samotné prohlášení. Dokument by neměl být vystaven bez podkladů. Pokud výrobce nemá technickou dokumentaci, nezná použité normy nebo si není jistý správným postupem posouzení, je potřeba tyto věci vyřešit před podpisem.
Postup přípravy dokumentu
- Určete přesný výrobek, model a variantu.
- Zjistěte, zda výrobek spadá do regulované oblasti.
- Určete příslušné právní předpisy a technické normy.
- Připravte technickou dokumentaci.
- Proveďte posouzení shody podle požadovaného postupu.
- Zajistěte zkoušky, protokoly nebo certifikáty, pokud jsou potřeba.
- Připravte návod a bezpečnostní informace v požadovaném jazyce.
- Doplňte údaje výrobce, dovozce nebo zástupce.
- Sepište prohlášení s odkazem na použité předpisy a normy.
- Nechte dokument podepsat oprávněnou osobou.
- Uložte prohlášení společně s technickou dokumentací.
- Pravidelně dokument aktualizujte při změně výrobku nebo předpisů.
Kontrolní seznam před podpisem prohlášení
Před podpisem je vhodné projít prohlášení bod po bodu. Podpis dokumentu znamená převzetí odpovědnosti za uvedené informace. Pokud je dokument chybný, neúplný nebo neodpovídá výrobku, může způsobit problém při kontrole, reklamaci, prodeji nebo dovozu.
- Je výrobek přesně identifikovaný?
- Je uveden správný výrobce nebo odpovědná osoba?
- Je jasné, na čí odpovědnost se prohlášení vydává?
- Jsou uvedeny správné právní předpisy?
- Jsou uvedeny použité technické normy?
- Odpovídá prohlášení skutečnému výrobku?
- Existuje technická dokumentace?
- Jsou k dispozici zkoušky nebo certifikáty, pokud jsou potřeba?
- Je dokument v požadovaném jazyce?
- Je uvedeno místo a datum vystavení?
- Je uvedeno jméno a funkce podepisující osoby?
- Je dokument podepsaný a archivovaný?
Výhody použití online vzoru prohlášení o shodě
Online vzor prohlášení o shodě pomáhá připravit dokument přehledně a bez zbytečných formálních chyb. Uživatel doplní údaje výrobce, výrobku, modelu, typu, sériového čísla, použitých předpisů, norem, technické dokumentace, místa a data vystavení a odpovědné osoby.
Výhodou vzoru je jasná struktura. Pomáhá nezapomenout na části, které jsou u prohlášení důležité: identifikaci výrobku, odpovědnost výrobce, použité předpisy, normy, technickou dokumentaci, podpis a datum. Zároveň usnadňuje přípravu dokumentu pro obchodního partnera, zákazníka, distributora nebo kontrolní orgán.
Vzor je vhodný jako pracovní základ pro výrobce, dovozce, e-shopy, technické firmy, dodavatele zařízení nebo osoby, které potřebují připravit formální doklad o shodě. Vždy je však nutné doplnit konkrétní právní předpisy a normy podle daného výrobku. Univerzální text bez konkrétních údajů nestačí.
Proč použít aktuální vzor prohlášení o shodě?
Použití aktuálního vzoru prohlášení o shodě je praktické proto, že požadavky na výrobky, technické normy i odpovědnost hospodářských subjektů se mohou měnit. Starší dokument může obsahovat neplatné normy, zastaralé označení předpisů nebo neúplné údaje.
Dobře připravené prohlášení chrání výrobce, dovozce, distributora i zákazníka. Výrobce má jasně doloženo, co prohlašuje. Distributor ví, že výrobek má potřebnou dokumentaci. Zákazník získává důvěru, že výrobek byl posouzen podle příslušných požadavků. Kontrolní orgán může ověřit, kdo za výrobek odpovídá a podle jakých předpisů byla shoda posouzena.
Pokud uvádíte výrobek na trh, dovážíte zboží, prodáváte technické výrobky nebo potřebujete doložit splnění požadavků, vyplatí se připravit přehledné prohlášení o shodě, navázat ho na technickou dokumentaci, uvést správné předpisy a normy a nechat dokument podepsat oprávněnou osobou. Díky tomu bude prohlášení jasnější, důvěryhodnější a lépe použitelné při kontrole i obchodním jednání.