Odebrání souhlasu se zpracováním osobních údajů: jak odvolat souhlas podle GDPR
Odebrání souhlasu se zpracováním osobních údajů je dokument, kterým fyzická osoba oznamuje správci osobních údajů, že už nadále nesouhlasí se zpracováním svých osobních údajů pro určitý účel. Používá se například při odvolání marketingového souhlasu, souhlasu s uchováním životopisu, souhlasu se zasíláním obchodních sdělení, souhlasu s fotografiemi, souhlasu s evidencí v databázi nebo jiného dobrovolně uděleného souhlasu.
Tento dokument je vhodný v situaci, kdy jste dříve správci udělili souhlas a nyní chcete, aby ho již nepoužíval jako právní základ pro další zpracování. Může jít o firmu, e-shop, zaměstnavatele, školu, obec, spolek, pořadatele akce, personální agenturu, poskytovatele služby nebo jinou organizaci.
Odvolání souhlasu by mělo být jasné, konkrétní a dohledatelné. Správce musí poznat, kdo souhlas odvolává, jakého souhlasu se odvolání týká, k jakému účelu byl souhlas původně udělen a od kdy si přejete, aby zpracování na základě souhlasu nepokračovalo.
Dobře připravený dokument by měl obsahovat identifikaci subjektu údajů, identifikaci správce, popis odvolávaného souhlasu, účel zpracování, výslovné prohlášení o odvolání souhlasu, žádost o potvrzení vyřízení, případně žádost o výmaz údajů, datum a podpis.
Kdy se používá odebrání souhlasu?
Odebrání souhlasu se používá tehdy, když jste dříve dali souhlas se zpracováním osobních údajů a chcete ho ukončit. Typicky se jedná o souhlas, který nebyl nezbytný pro plnění smlouvy ani zákonnou povinnost, ale byl založen na vaší dobrovolné volbě.
Důležité je rozlišovat, zda správce skutečně zpracovává údaje na základě souhlasu. Pokud správce zpracovává údaje z jiného právního důvodu, například kvůli smlouvě, zákonné povinnosti, účetnictví nebo ochraně právních nároků, samotné odvolání souhlasu nemusí znamenat okamžité vymazání všech údajů.
Typické příklady odvolání souhlasu
- odvolání souhlasu se zasíláním marketingových nabídek,
- odvolání souhlasu s uchováním životopisu v databázi uchazečů,
- odvolání souhlasu s používáním fotografie nebo videa,
- odvolání souhlasu s předáním údajů obchodním partnerům,
- odvolání souhlasu s účastí v soutěži nebo věrnostním programu,
- odvolání souhlasu se zpracováním údajů pro newsletter,
- odvolání souhlasu s evidencí kontaktu pro budoucí nabídky,
- odvolání souhlasu poskytnutého škole, spolku, organizaci nebo pořadateli akce.
Co znamená odvolání souhlasu?
Odvolání souhlasu znamená, že správce už nesmí dál zpracovávat osobní údaje pro účel, který byl založen právě na tomto souhlasu. Pokud jste například souhlasili se zasíláním marketingových sdělení, po odvolání souhlasu by vám správce neměl tato sdělení dále posílat, pokud nemá jiný právní důvod.
Odvolání souhlasu však neznamená, že všechno zpracování, které proběhlo před odvoláním, bylo nezákonné. Zpracování provedené v době, kdy souhlas platil, zůstává zpětně zachované.
Zároveň platí, že správce může některé údaje uchovat i po odvolání souhlasu, pokud k tomu má jiný právní důvod. Například účetní doklady, smluvní dokumentaci, důkazní záznamy nebo údaje potřebné k ochraně právních nároků.
Rozdíl mezi odvoláním souhlasu a žádostí o výmaz
Odvolání souhlasu znamená, že správce už nesmí pokračovat ve zpracování na základě dříve uděleného souhlasu. Žádost o výmaz znamená, že žádáte správce, aby osobní údaje smazal, pokud pro jejich další uchování nemá jiný právní důvod.
V praxi se oba požadavky často spojují do jednoho dokumentu. Můžete tedy napsat, že odvoláváte souhlas a zároveň žádáte o výmaz osobních údajů zpracovávaných na základě tohoto souhlasu.
| Dokument | Co znamená | Kdy se používá |
|---|---|---|
| Odvolání souhlasu | Ukončuje zpracování založené na souhlasu. | Když už nechcete, aby správce používal váš souhlas. |
| Žádost o výmaz | Žádáte odstranění osobních údajů. | Když chcete, aby správce údaje smazal, pokud je nemusí dále uchovávat. |
| Námitka proti zpracování | Napadáte zpracování založené například na oprávněném zájmu. | Když zpracování není založené na souhlasu, ale na jiném důvodu. |
Co musí obsahovat odvolání souhlasu?
Odvolání souhlasu nemusí být složité, ale musí být dostatečně určité. Správce musí být schopen identifikovat osobu, která souhlas odvolává, a také účel, kterého se odvolání týká.
Pokud jste správci udělili více souhlasů, je vhodné uvést, který z nich odvoláváte. Například pouze marketingový souhlas, nebo souhlas s uchováním životopisu, nebo všechny dříve udělené souhlasy.
Praktická tabulka: hlavní části dokumentu
| Část dokumentu | Co uvést | Proč je to důležité |
|---|---|---|
| Identifikace osoby | Jméno, příjmení, e-mail, adresa nebo jiný identifikátor | Správce musí vědět, koho se žádost týká. |
| Identifikace správce | Název firmy, organizace, e-mail nebo adresa | Dokument musí být adresován správné osobě. |
| Popis souhlasu | Účel, datum udělení, formulář, akce nebo služba | Pomáhá přesně určit, co se odvolává. |
| Výslovné odvolání | Jednoznačná věta, že souhlas odvoláváte | Správce musí poznat, že jde o právní úkon odvolání. |
| Žádost o ukončení zpracování | Požadavek, aby údaje nebyly dále zpracovávány na základě souhlasu | Vyjasňuje očekávaný postup. |
| Žádost o výmaz | Volitelně požadavek na smazání údajů | Hodí se, pokud už není důvod údaje držet. |
| Žádost o potvrzení | Požadavek na písemné potvrzení vyřízení | Budete mít důkaz o reakci správce. |
| Datum a podpis | Datum odeslání a podpis u listinné formy | Dokládá, kdy bylo odvolání učiněno. |
Jakým způsobem lze souhlas odvolat?
Souhlas lze obvykle odvolat stejným nebo podobně jednoduchým způsobem, jakým byl udělen. Pokud jste souhlas dali online, měl by existovat jednoduchý online způsob odvolání. Pokud jste souhlas dali e-mailem nebo podepsaným dokumentem, můžete ho odvolat písemně nebo e-mailem.
Vhodné je zvolit způsob, který lze později doložit. Například e-mail, datovou schránku, doporučený dopis nebo formulář s potvrzením o odeslání.
Možné způsoby odvolání
- e-mailem na kontaktní adresu správce,
- písemným dopisem na adresu správce,
- datovou schránkou,
- kliknutím na odhlašovací odkaz u newsletteru,
- prostřednictvím zákaznického účtu,
- vyplněním online formuláře správce,
- osobním předáním podepsaného dokumentu.
Kdy je vhodné žádat i výmaz osobních údajů?
Žádost o výmaz je vhodné připojit tehdy, když nechcete, aby správce osobní údaje dále uchovával, a neexistuje zřejmý důvod pro jejich další zpracování. Typicky jde o marketingovou databázi, databázi uchazečů, fotografie z akce nebo kontakt uložený pro budoucí nabídky.
Správce ale může odpovědět, že určité údaje musí nebo může uchovat z jiného důvodu. Například kvůli zákonným povinnostem, smlouvě, účetnictví, obraně proti nároku nebo doložení toho, že souhlas byl odvolán.
Praktické je proto formulovat žádost tak, že žádáte o výmaz údajů zpracovávaných na základě odvolaného souhlasu, pokud správce nemá jiný právní důvod pro jejich další uchování.
Odvolání souhlasu u marketingu a newsletteru
U marketingových sdělení bývá odvolání souhlasu nejčastější. Pokud jste se přihlásili k newsletteru nebo dali souhlas se zasíláním nabídek, můžete požádat o ukončení zasílání.
Nejjednodušší bývá použít odhlašovací odkaz v e-mailu. Pokud nefunguje, nebo chcete mít vlastní důkaz, můžete správci poslat samostatné odvolání souhlasu e-mailem.
Do odvolání uveďte e-mailovou adresu, na kterou vám marketing chodí. Správce tak snadno dohledá správný kontakt v databázi.
Odvolání souhlasu s uchováním životopisu
Častým případem je uchování životopisu po skončení výběrového řízení. Pokud jste firmě dali souhlas, aby si váš životopis ponechala pro budoucí pracovní nabídky, můžete tento souhlas odvolat.
V dokumentu je vhodné uvést, že žádáte o vyřazení z databáze uchazečů a o výmaz životopisu, motivačního dopisu a dalších podkladů, které byly uchovávány na základě souhlasu.
Odvolání souhlasu s fotografiemi a videem
Souhlas se často uděluje také pro používání fotografií nebo videozáznamů, například z firemních akcí, školních aktivit, kurzů, konferencí nebo soutěží.
Při odvolání je vhodné uvést, o jaké fotografie nebo videozáznamy jde, kde byly pořízeny a kde jsou používány. Pokud jsou již materiály veřejně zveřejněné, požádejte o ukončení dalšího používání a odstranění z míst, která správce ovládá.
U materiálů, které už byly dříve legálně použity v tištěných dokumentech nebo starších výstupech, může být praktické řešení složitější. Proto je vhodné žádost formulovat konkrétně.
Odvolání souhlasu u dítěte
Pokud byl souhlas udělen za dítě, může ho obvykle odvolat zákonný zástupce. Může jít například o souhlas s fotografiemi dítěte, účastí v akci, zveřejněním výsledků, vedením v databázi nebo jiným zpracováním.
V dokumentu je potřeba uvést údaje dítěte a také identifikaci zákonného zástupce. Je vhodné připojit informaci, z jaké pozice odvolání podáváte, například jako rodič nebo zákonný zástupce.
Odvolání souhlasu zaměstnance
Zaměstnanec může odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud je dané zpracování skutečně založené na souhlasu. Může jít například o zveřejnění fotografie zaměstnance na webu, marketingové materiály, databázi dobrovolných benefitů nebo jiné účely, které nejsou nutné pro pracovní poměr.
U zaměstnavatele je ale nutné počítat s tím, že mnoho údajů se nezpracovává na základě souhlasu, ale kvůli pracovní smlouvě, zákonným povinnostem, mzdové agendě, účetnictví, pojištění nebo BOZP. Tyto údaje nelze jednoduše smazat jen na základě odvolání souhlasu.
Jak rychle musí správce reagovat?
Správce by měl na žádost reagovat bez zbytečného odkladu a v zákonných lhůtách podle GDPR. V praxi je vhodné požádat o písemné potvrzení, že souhlas byl odvolán a že zpracování na základě souhlasu bylo ukončeno.
Pokud správce některé údaje nevymaže, měl by vysvětlit, z jakého právního důvodu je dál uchovává. Například kvůli plnění právní povinnosti nebo ochraně právních nároků.
Nejčastější chyby při odvolání souhlasu
Nejčastější chybou je příliš obecné odvolání. Pokud správci napíšete pouze „odvolávám souhlas“, nemusí být zřejmé, jakého souhlasu se to týká, zejména pokud jste udělili více souhlasů.
Další častou chybou je poslat žádost na nesprávný kontakt. Ideální je použít kontakt uvedený v původním souhlasu, zásadách zpracování osobních údajů nebo na webu správce.
- není uvedeno, kdo souhlas odvolává,
- není uveden e-mail nebo identifikátor, podle kterého správce údaje najde,
- není jasné, kterého souhlasu se odvolání týká,
- žádost se pošle na nesprávnou adresu,
- chybí žádost o potvrzení vyřízení,
- zaměňuje se odvolání souhlasu s námitkou proti zpracování,
- žádost požaduje výmaz údajů, které správce musí uchovávat ze zákona,
- není doložitelné, kdy bylo odvolání odesláno,
- odvolání není dostatečně konkrétní u fotografií, videí nebo veřejných výstupů.
Jak správně připravit odebrání souhlasu?
Nejprve si ujasněte, jaký souhlas jste správci udělili a k jakému účelu. Poté napište, že souhlas odvoláváte, uveďte identifikační údaje a požádejte o ukončení zpracování osobních údajů na základě tohoto souhlasu.
Pokud chcete, aby správce údaje také smazal, doplňte žádost o výmaz. Pokud chcete mít jistotu, požádejte o písemné potvrzení vyřízení.
Praktický postup krok za krokem
- Najděte původní souhlas nebo informace o zpracování osobních údajů.
- Určete správce, kterému budete odvolání posílat.
- Uveďte své identifikační údaje.
- Popište, jaký souhlas odvoláváte.
- Výslovně napište, že souhlas odvoláváte.
- Požádejte o ukončení zpracování pro daný účel.
- Volitelně požádejte o výmaz údajů.
- Požádejte o potvrzení vyřízení.
- Dokument odešlete prokazatelným způsobem.
- Uložte si kopii odeslané žádosti.
Vzorová formulace obecného odvolání souhlasu
Tímto odvolávám svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, který jsem udělil/a správci [název správce] pro účel [doplnit účel zpracování]. Žádám, aby správce od okamžiku doručení tohoto odvolání dále nezpracovával mé osobní údaje na základě uvedeného souhlasu.
Vzorová formulace žádosti o výmaz
Současně žádám o výmaz osobních údajů, které jsou zpracovávány výhradně na základě odvolaného souhlasu, pokud správce nemá jiný právní důvod pro jejich další uchování. V případě, že některé údaje nelze vymazat, žádám o sdělení důvodu jejich dalšího zpracování.
Vzorová formulace pro odvolání marketingového souhlasu
Odvolávám svůj souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení, newsletterů a marketingových nabídek. Žádám o vyřazení e-mailové adresy [doplnit e-mail] z marketingové databáze a o potvrzení provedení této změny.
Vzorová formulace pro odvolání souhlasu s uchováním životopisu
Odvolávám svůj souhlas se zpracováním osobních údajů za účelem uchování mého životopisu a dalších podkladů v databázi uchazečů pro budoucí výběrová řízení. Žádám o vyřazení z databáze uchazečů a o výmaz osobních údajů zpracovávaných na základě tohoto souhlasu.
Vzorová formulace pro odvolání souhlasu s fotografií
Odvolávám svůj souhlas se zpracováním a používáním fotografií / videozáznamů, na kterých jsem zachycen/a, a které byly pořízeny v souvislosti s [doplnit akci, událost nebo účel]. Žádám o ukončení dalšího používání těchto materiálů a o jejich odstranění z výstupů, které má správce pod kontrolou.
Vzorová formulace žádosti o potvrzení
Žádám o písemné potvrzení přijetí a vyřízení tohoto odvolání souhlasu, včetně informace, zda byly osobní údaje vymazány, nebo zda správce některé údaje dále uchovává z jiného právního důvodu.
Vzorová struktura dokumentu
| Položka | Doplnit |
|---|---|
| Jméno a příjmení osoby | [doplnit] |
| Kontakt nebo identifikátor | [e-mail, telefon, adresa, zákaznické číslo] |
| Správce osobních údajů | [název, IČO, sídlo, e-mail] |
| Odvolávaný souhlas | [marketing, životopis, fotografie, databáze, jiný účel] |
| Datum původního souhlasu | [doplnit, pokud je známo] |
| Požadavek na výmaz | [ano / ne / pouze údaje zpracovávané na základě souhlasu] |
| Kontakt pro odpověď | [e-mail nebo adresa] |
| Datum a podpis | [doplnit] |
Kontrolní seznam pro odebrání souhlasu
Před odesláním dokumentu si projděte jednoduchý kontrolní seznam. Pomůže ověřit, že odvolání bude pro správce srozumitelné a vymahatelné.
- Je jasné, kdo souhlas odvolává?
- Je uveden správce, kterému je odvolání určeno?
- Je popsán konkrétní souhlas nebo účel zpracování?
- Je uveden e-mail, účet nebo jiný identifikátor pro dohledání údajů?
- Je v textu výslovně uvedeno, že souhlas odvoláváte?
- Chcete zároveň požádat o výmaz údajů?
- Žádáte o potvrzení vyřízení?
- Posíláte odvolání na správný kontakt?
- Máte kopii odeslaného dokumentu?
- Je dokument datovaný a u listinné formy podepsaný?
Výhody použití online vzoru odebrání souhlasu
Online vzor odebrání souhlasu se zpracováním osobních údajů pomáhá připravit dokument rychle, přehledně a bez zbytečných chyb. Uživatel doplní své údaje, správce, účel odvolávaného souhlasu, případný požadavek na výmaz a kontakt pro odpověď.
Výhodou je jasná struktura. Připravený vzor pomáhá nezapomenout na důležité části, jako je výslovné odvolání souhlasu, identifikace údajů, žádost o ukončení zpracování, žádost o potvrzení a případný výmaz.
Vzor je vhodný pro odvolání marketingového souhlasu, vyřazení z databáze uchazečů, odvolání souhlasu s fotografiemi, souhlasů udělených škole, firmě, spolku, e-shopu, poskytovateli služeb nebo jiné organizaci.
Proč použít aktuální vzor odebrání souhlasu?
Použití aktuálního vzoru odebrání souhlasu se zpracováním osobních údajů je důležité proto, že správce musí z dokumentu jasně poznat, jaký souhlas odvoláváte a jaké kroky po něm požadujete.
Profesionálně připravený dokument pomáhá předejít nejasnostem, urychlit vyřízení a vytvořit důkaz, že jste souhlas skutečně odvolali. Zároveň umožňuje spojit odvolání souhlasu s žádostí o výmaz údajů, pokud je to vhodné.
Pokud už nechcete, aby správce zpracovával vaše osobní údaje na základě dříve uděleného souhlasu, vyplatí se použít přehledné odebrání souhlasu, které obsahuje všechny důležité údaje a je připravené k odeslání.