Mandátní smlouva: kdy se používá a jak správně upravit zastoupení, odměnu a odpovědnost
Mandátní smlouva je pojem, který se v praxi stále často používá pro smlouvu, na jejímž základě jedna osoba obstarává určitou záležitost pro jinou osobu. Typicky jde o zastupování, vyřizování obchodních záležitostí, administrativu, jednání s úřady, zajištění služeb, správu určité agendy nebo výkon odborné činnosti na základě pokynů klienta.
V současné české právní úpravě se pro podobné situace často používá pojem příkazní smlouva. V běžném jazyce však mnoho lidí stále hledá a používá výraz mandátní smlouva, zejména pokud jde o podnikatelské vztahy, obchodní zastoupení, správu záležitostí nebo externí spolupráci.
Dobře připravená mandátní nebo příkazní smlouva by měla jasně upravit kdo je mandant, kdo je mandatář, jaká činnost se má vykonat, zda vzniká nárok na odměnu, jak se hradí náklady, jaké pokyny musí mandatář dodržovat, zda potřebuje plnou moc a jak lze smlouvu ukončit.
Taková smlouva je vhodná hlavně tam, kde jedna osoba neprodává věc ani nevytváří konkrétní dílo, ale obstarává určitou záležitost nebo jedná pro druhou stranu. Právě proto je důležité nepoužívat ji automaticky tam, kde se hodí spíše pracovní smlouva, smlouva o dílo, zprostředkovatelská smlouva nebo obchodní zastoupení.
Kdy se mandátní smlouva používá?
Mandátní smlouva se používá při spolupráci, kdy jedna osoba pro druhou zajišťuje určitou činnost, vyřizuje záležitosti, jedná s třetími osobami nebo vykonává odbornou agendu. Může jít o vztah mezi podnikateli, mezi firmou a externistou, mezi klientem a zástupcem nebo mezi osobami, které potřebují písemně upravit rozsah pověření.
Typickým příkladem je situace, kdy podnikatel pověří jinou osobu, aby pro něj jednala s klienty, zařizovala administrativu, zajišťovala obchodní jednání, komunikovala s úřady, vyhledávala příležitosti nebo obstarávala určitou agendu.
Typické situace, kdy se smlouva hodí
- firma pověřuje externí osobu vyřizováním obchodních záležitostí,
- podnikatel potřebuje zástupce pro jednání s klienty nebo úřady,
- klient pověřuje odborníka obstaráním určité záležitosti,
- externista má vykonávat pravidelnou administrativní nebo obchodní činnost,
- strany chtějí upravit odměnu, náklady a odpovědnost,
- mandatář má jednat podle pokynů mandanta,
- je potřeba připojit plnou moc k jednání navenek,
- strany chtějí jasně nastavit trvání a ukončení spolupráce.
Mandant a mandatář: kdo je kdo?
Ve starším nebo praktickém označení se používají pojmy mandant a mandatář. Mandant je osoba, která dává druhé straně pověření nebo zadání. Mandatář je osoba, která má danou záležitost pro mandanta obstarat.
V současné terminologii se často používají pojmy příkazce a příkazník. Příkazce je ten, kdo dává příkaz nebo pověření. Příkazník je ten, kdo záležitost obstarává. V běžné praxi však lidé stále často říkají mandátní smlouva, mandant a mandatář.
Bez ohledu na použitý název je důležité, aby smlouva jasně určovala, kdo má jakou roli. Pokud není zřejmé, kdo zadává úkol a kdo jej plní, může později vzniknout spor o povinnosti, odměnu i odpovědnost.
Co musí obsahovat mandátní smlouva?
Kvalitní mandátní smlouva by měla obsahovat identifikaci smluvních stran, přesný popis obstarávané záležitosti, rozsah oprávnění mandatáře, pokyny mandanta, odměnu, úhradu nákladů, mlčenlivost, odpovědnost, dobu trvání smlouvy, způsob ukončení a podpisy obou stran.
Největší pozornost je potřeba věnovat rozsahu činnosti. Pokud je předmět smlouvy popsán příliš obecně, může být později nejasné, co měl mandatář skutečně udělat a za co má nárok na odměnu.
Praktická tabulka pro mandátní smlouvu
| Část smlouvy | Co doplnit | Proč je to důležité |
|---|---|---|
| Smluvní strany | Mandant, mandatář, adresa, IČO, kontaktní údaje | Určuje, kdo zadává činnost a kdo ji vykonává. |
| Předmět smlouvy | Popis záležitosti, úkolu nebo činnosti | Vymezuje, co má mandatář pro mandanta obstarat. |
| Rozsah oprávnění | Co smí mandatář dělat, zda může jednat s třetími osobami | Brání překročení pověření a nejasnostem. |
| Odměna | Pevná částka, hodinová sazba, provize nebo jiný způsob výpočtu | Předchází sporům o platbu. |
| Náklady | Cestovné, poplatky, materiál, administrativní výdaje | Určuje, co hradí mandant a co je zahrnuto v odměně. |
| Plná moc | Zda mandatář může právně jednat jménem mandanta | Je důležitá při jednání s úřady, klienty nebo institucemi. |
| Ukončení smlouvy | Výpověď, odstoupení, dokončení úkolu, dohoda | Pomáhá jasně ukončit spolupráci. |
Předmět mandátní smlouvy
Předmět smlouvy je nejdůležitější část dokumentu. Musí být jasné, jakou záležitost má mandatář obstarat. Může jít o jednorázový úkol, například vyřízení určitého jednání, nebo dlouhodobou činnost, například pravidelnou správu obchodní agendy.
Obecné formulace typu „mandatář bude zajišťovat služby pro mandanta“ jsou často nedostatečné. Lepší je uvést konkrétní činnosti, například komunikaci s klienty, přípravu podkladů, účast na jednáních, vyřizování administrativy, sjednávání schůzek nebo zastupování při konkrétních úkonech.
Pokud má mandatář vykonávat pouze určitou část činnosti, mělo by to být výslovně uvedeno. Stejně tak je vhodné napsat, co už do jeho povinností nepatří.
Příklady předmětu smlouvy
- zajištění obchodních jednání pro mandanta,
- vyřizování administrativních úkonů,
- zastupování mandanta při komunikaci s úřady,
- správa vybrané agendy nebo projektu,
- vyhledávání obchodních příležitostí,
- komunikace s klienty nebo dodavateli,
- zajištění podkladů, dokumentů a organizačních úkonů.
Rozsah oprávnění mandatáře
Smlouva by měla přesně určit, co mandatář smí a co nesmí dělat. Jinak může vzniknout spor o to, zda jednal v rámci pověření, nebo jej překročil.
Pokud má mandatář pouze připravovat podklady a komunikovat s třetími osobami, mělo by to být uvedeno. Pokud má naopak jednat jménem mandanta, uzavírat dohody, podávat žádosti nebo přijímat dokumenty, je nutné rozsah oprávnění popsat mnohem přesněji.
U jednání navenek může být kromě smlouvy potřeba také plná moc. Mandátní smlouva upravuje vnitřní vztah mezi stranami, ale třetí osoby často potřebují vidět doklad, že mandatář je oprávněn jednat jménem mandanta.
Mandátní smlouva a plná moc
Mandátní smlouva a plná moc nejsou totéž. Smlouva upravuje práva a povinnosti mezi mandantem a mandatářem. Plná moc naopak slouží k prokázání oprávnění jednat vůči třetím osobám.
Pokud má mandatář pouze poskytovat služby, připravovat podklady nebo radit, plná moc být nemusí. Pokud však má jednat jménem mandanta s úřady, bankou, obchodními partnery nebo jinými institucemi, plná moc bývá prakticky nezbytná.
Ve smlouvě je vhodné uvést, zda mandant mandatáři plnou moc uděluje, v jakém rozsahu a na jakou dobu. Samotná plná moc může být součástí smlouvy nebo samostatným dokumentem.
Odměna mandatáře
Mandátní smlouva by měla jasně upravit odměnu. Může být sjednána jako pevná částka, hodinová sazba, měsíční paušál, provize, odměna za konkrétní úkon nebo kombinace více způsobů.
Pokud odměna není ve smlouvě stanovena přesně, mohou později vzniknout spory. Mandatář může očekávat zaplacení za celý rozsah činnosti, zatímco mandant může mít za to, že část práce byla zahrnuta v paušálu nebo že odměna vzniká až při dosažení výsledku.
Je proto vhodné uvést nejen výši odměny, ale také okamžik vzniku nároku, splatnost, způsob fakturace, měnu a případně DPH, pokud je mandatář plátcem.
Možnosti sjednání odměny
- pevná odměna za celý úkol,
- hodinová sazba podle skutečně odpracovaného času,
- měsíční paušál za pravidelnou činnost,
- provize z uzavřeného obchodu,
- odměna za jednotlivé úkony,
- kombinace paušálu a provize.
Úhrada nákladů
Při obstarávání záležitosti mohou mandatáři vzniknout náklady. Může jít například o cestovné, správní poplatky, poštovné, poplatky za dokumenty, náklady na komunikaci, ubytování, tisk, překlady nebo jiné výdaje.
Smlouva by měla určit, zda jsou tyto náklady zahrnuty v odměně, nebo je mandant hradí zvlášť. Pokud se náklady hradí zvlášť, je vhodné uvést, zda musí být předem schváleny a jak se budou dokládat.
U vyšších nákladů je praktické sjednat, že mandatář musí získat předchozí souhlas mandanta. Tím se předejde situaci, kdy mandant odmítne zaplatit výdaj, se kterým nepočítal.
Povinnost postupovat podle pokynů
Mandatář by měl při plnění smlouvy postupovat podle pokynů mandanta. Pokyny mohou být uvedeny přímo ve smlouvě nebo mohou být zadávány průběžně, například e-mailem.
Pokud jsou pokyny nejasné, měl by si je mandatář vyjasnit dříve, než začne jednat. Pokud by pokyny mohly způsobit škodu nebo byly zjevně nevhodné, je vhodné, aby na to mandatář mandanta upozornil.
Ve smlouvě je praktické upravit, jakým způsobem se pokyny předávají. Například písemně, e-mailem, přes interní systém nebo jiným prokazatelným způsobem.
Péče, odbornost a odpovědnost
Mandatář by měl vykonávat svou činnost pečlivě, odborně a v zájmu mandanta. Pokud se zavazuje k odborné činnosti, měl by mít odpovídající znalosti, zkušenosti nebo oprávnění.
Je důležité rozlišit, zda mandatář odpovídá za dosažení konkrétního výsledku, nebo za řádné vynaložení úsilí. U mandátní nebo příkazní smlouvy se často řeší spíše obstarání záležitosti a postup s náležitou péčí, nikoliv automatická garance výsledku.
Pokud má být dosažení výsledku podmínkou odměny, musí to být ve smlouvě uvedeno jasně. Jinak může být sporné, zda mandatář má nárok na odměnu už za vykonanou činnost, nebo až za konkrétní úspěch.
Mlčenlivost a ochrana informací
U mandátní smlouvy se často pracuje s důvěrnými informacemi. Mandatář může získat přístup k obchodním plánům, cenám, klientům, interním dokumentům, osobním údajům, smlouvám, finančním údajům nebo know-how mandanta.
Proto je vhodné sjednat povinnost mlčenlivosti. Smlouva by měla uvést, jaké informace jsou důvěrné, jak s nimi má mandatář zacházet, komu je nesmí sdělovat a zda mlčenlivost trvá i po skončení smlouvy.
Pokud mandatář pracuje s osobními údaji, může být potřeba upravit také pravidla ochrany osobních údajů a případně další dokumenty podle povahy spolupráce.
Trvání mandátní smlouvy
Smlouva může být uzavřena na dobu určitou nebo na dobu neurčitou. U jednorázové záležitosti může trvat do jejího splnění. U dlouhodobé spolupráce může být sjednána na několik měsíců nebo bez pevného konce.
Pokud je smlouva uzavřena na dobu neurčitou, je vhodné upravit výpovědní dobu. Pokud je uzavřena na dobu určitou, mělo by být jasné, zda ji lze ukončit předčasně a za jakých podmínek.
U smluv navázaných na konkrétní projekt je praktické uvést, kdy se záležitost považuje za dokončenou a jak se provede závěrečné vyúčtování.
Ukončení mandátní smlouvy
Mandátní smlouva by měla obsahovat pravidla pro ukončení. Může skončit splněním sjednaného úkolu, uplynutím doby, dohodou stran, výpovědí nebo odstoupením při závažném porušení povinností.
Je důležité upravit, co se stane po skončení smlouvy. Mandatář by měl předat dokumenty, vyúčtovat odměnu a náklady, vrátit podklady, ukončit jednání navenek a informovat mandanta o rozpracovaných záležitostech.
Pokud byla udělena plná moc, je potřeba řešit také její odvolání nebo ukončení. Mandant by měl zajistit, aby třetí osoby věděly, že mandatář už není oprávněn jednat jeho jménem.
Mandátní smlouva vs. pracovní smlouva
Mandátní smlouva by se neměla používat jako náhrada pracovní smlouvy tam, kde spolupráce fakticky odpovídá závislé práci. Pokud někdo pracuje podle přímých pokynů zaměstnavatele, v jeho pracovní době, na jeho pracovišti a dlouhodobě jako zaměstnanec, může být rizikové označit vztah pouze jako mandátní smlouvu.
Rozdíl je hlavně v povaze spolupráce. Mandatář by měl vystupovat samostatněji, obstarat konkrétní záležitost nebo poskytovat službu v rámci sjednaného pověření. Zaměstnanec je naproti tomu součástí organizační struktury zaměstnavatele a vykonává závislou práci.
Pokud si strany nejsou jisté, zda se hodí mandátní smlouva, příkazní smlouva, dohoda o provedení práce, pracovní smlouva nebo smlouva o dílo, je vhodné posoudit skutečný obsah spolupráce, ne pouze název dokumentu.
Mandátní smlouva vs. smlouva o dílo
Mandátní smlouva se hodí tehdy, když má jedna strana obstarat záležitost nebo vykonávat činnost pro druhou stranu. Smlouva o dílo se naopak používá hlavně tehdy, když má být vytvořen konkrétní výsledek, například výrobek, oprava, úprava, stavba, projekt nebo jiný hmatatelný či nehmotný výstup.
Pokud je cílem samotné jednání, zastupování, vyřizování nebo průběžná činnost, může být vhodná mandátní nebo příkazní smlouva. Pokud je cílem hotový výsledek, často se více hodí smlouva o dílo.
Název smlouvy není rozhodující sám o sobě. Důležitý je obsah, práva a povinnosti stran a skutečný účel spolupráce.
Mandátní smlouva vs. zprostředkovatelská smlouva
Zprostředkovatelská smlouva se používá tehdy, když jedna osoba zprostředkuje druhé straně příležitost uzavřít smlouvu. Typicky jde o vyhledání klienta, kupujícího, nájemce nebo obchodní příležitosti.
Mandátní smlouva může být širší. Mandatář nemusí pouze zprostředkovat kontakt, ale může pro mandanta obstarávat celou agendu, jednat, připravovat dokumenty, vyřizovat podklady nebo vykonávat další činnosti.
Pokud má být odměna navázána pouze na zprostředkování obchodu, je vhodné zvážit, zda není přesnější použít zprostředkovatelskou smlouvu. Pokud jde o širší obstarávání záležitosti, může být vhodnější mandátní nebo příkazní smlouva.
Nejčastější chyby při mandátní smlouvě
Nejčastější chybou je příliš obecný předmět smlouvy. Pokud není jasné, co má mandatář dělat, vznikají spory o rozsah činnosti, nárok na odměnu a odpovědnost.
Další častou chybou je nejasná odměna. Strany si ústně domluví, že mandatář bude „něco řešit“ a odměna se určí později. To může vést k zásadním problémům, zejména pokud spolupráce trvá delší dobu.
- příliš obecný popis činnosti mandatáře,
- nejasné vymezení oprávnění jednat jménem mandanta,
- chybějící plná moc tam, kde je potřeba jednat navenek,
- neuvedená nebo nejasně sjednaná odměna,
- neřešená úhrada nákladů,
- chybějící pravidla pro předávání pokynů,
- nejasná odpovědnost za vady, škodu nebo nesplnění pokynů,
- chybějící mlčenlivost,
- nevyřešené ukončení smlouvy a předání dokumentů.
Jak správně vyplnit mandátní smlouvu?
Nejprve doplňte přesné údaje mandanta a mandatáře. Poté jasně popište, jakou záležitost má mandatář obstarat. Uveďte, zda jde o jednorázový úkol, dlouhodobou spolupráci nebo pravidelnou činnost.
Následně nastavte rozsah oprávnění mandatáře. Pokud má jednat s třetími osobami, uveďte, zda potřebuje plnou moc. Poté doplňte odměnu, způsob fakturace, úhradu nákladů, pokyny, mlčenlivost, odpovědnost a dobu trvání smlouvy.
Nakonec upravte, jak lze smlouvu ukončit, jak se předají dokumenty a jak se vypořádají rozpracované záležitosti. Smlouvu podepište ve dvou vyhotoveních, aby každá strana měla jeden originál.
Praktický postup krok za krokem
- Doplňte údaje mandanta.
- Doplňte údaje mandatáře.
- Jasně popište obstarávanou záležitost.
- Uveďte rozsah oprávnění mandatáře.
- Doplňte, zda bude udělena plná moc.
- Sjednejte odměnu, splatnost a fakturaci.
- Upravte úhradu nákladů a schvalování výdajů.
- Doplňte pravidla pro pokyny, mlčenlivost a předávání informací.
- Upravte odpovědnost a postup při porušení povinností.
- Nastavte dobu trvání, výpověď a ukončení smlouvy.
Výhody použití online vzoru mandátní smlouvy
Online vzor mandátní smlouvy pomáhá připravit dokument rychle, přehledně a bez zbytečných chyb. Uživatel postupně doplní údaje o smluvních stranách, předmětu činnosti, odměně, nákladech, pokynech, plné moci, mlčenlivosti a ukončení smlouvy.
Výhodou je také jasná struktura. Připravený vzor pomáhá nezapomenout na důležité části, které jsou u tohoto typu spolupráce zásadní. Zejména přesné vymezení činnosti, rozsah oprávnění, odměnu, úhradu nákladů a odpovědnost.
Vzor je vhodný pro podnikatele, firmy, externí spolupracovníky, zástupce, konzultanty i osoby, které potřebují písemně upravit obstarání určité záležitosti.
Proč použít aktuální vzor mandátní smlouvy?
Použití aktuálního vzoru mandátní smlouvy je vhodné proto, že samotný název smlouvy nestačí. Důležité je, aby dokument odpovídal dnešní praxi, správně upravoval práva a povinnosti stran a jasně popisoval povahu spolupráce.
Profesionálně připravená smlouva pomáhá chránit mandanta i mandatáře. Mandant má jistotu, co má být obstaráno, za jakou cenu a v jakém rozsahu. Mandatář má naopak jasný podklad pro svou činnost, odměnu a úhradu nákladů.
Pokud potřebujete upravit zastupování, obstarání záležitosti nebo externí spolupráci, vyplatí se mít přehlednou mandátní smlouvu, která nastaví jasná pravidla a pomůže předejít sporům o rozsah činnosti, odměnu a odpovědnost.